POLE FINANCES ET COURRIER – Assistant(e) finances et courrier

Vos activités principales :
L’agent qui exerce au sein du pôle finances courrier exerce à mi-temps à la section finances et à mi-temps à la section courrier-archives-fournitures. Il participe à tout ou partie des activités suivantes :
1/ section finances
· Achats publics :
- Recenser et analyser les besoins des services ;
- Réaliser des mises en concurrence et analyser des offres ;

- Passer des commandes, suivre les livraisons et constater le service fait ;
- Suivre l’exécution des marchés ;
- Réaliser quelques achats courants (denrées alimentaires).
· Gestion financière :
- Mettre à jour un tableau de bord récapitulant opérations de commandes, services faits et paiements ;
- Suivre les factures et paiements ;
- Tenir la comptabilité analytique ;
- Classer et archiver les dossiers.
· Gestion des déplacements :
- Créer des ordres de missions et des états de frais.
2/ section courrier-archives-fournitures
- Composter, créer des lots de documents papier ;
- Trier le courrier entrant reçu de la part des juridictions, administrations et particuliers ;
- Procéder à l’affranchissement des courriers sortants ;
- Rédaction de courriers types à destination des particuliers ;
- Remplir les tableaux statistiques hebdomadaires pour le suivi des activités ;
Distribuer le courrier ainsi que les fournitures gérées par la section.
Toute activité nécessitée par les besoins du service pourra être mise en place.
Votre hiérarchie
La responsable du pôle finances courrier
Vos interlocuteurs métiers
L’agent finances et courrier collabore étroitement avec l’ensemble des bureaux du CJN, les autres unités du site (direction du numérique – DNUM - et service de la statistique, des études et de la recherche -SSER) et les services ministériels en charge du budget et des achats.

Profil recherché :
Des formations internes sont dispensées lors de la prise de poste dans le cadre d’un plan spécifique d’adaptation à l’emploi. Chaque agent est accompagné par un tuteur et bénéficie d’un plan de formation individualisé adapté à ses nouvelles fonctions.
Savoir
Notions concernant :
La réglementation des marchés publics
Les règles de gestion budgétaire et comptable
Organisation administrative et judiciaire française
Savoir-faire

Maîtriser les outils bureautiques (tableurs, Outlook,
traitement de texte) et navigation internet et intranet
Utiliser les applications CHORUS COEUR, CHORUS FORMULAIRES, CHORUS DT
Appliquer la réglementation en vigueur
Savoir-être
Polyvalence, capacité d’organisation et d’initiative
Rigueur, disponibilité, discrétion professionnelle
Sens des priorités, du relationnel
Capacité d’adaptation, dynamisme, réactivité
Une pratique professionnelle au sein d’un Pôle CHORUS ou d’un service financier est souhaitable.
La mobilité interne est favorisée au sein des différents bureaux du CJN. Des mobilités internes sont régulièrement proposées aux personnels.
L’assistant travaille en horaires administratifs, aménageables par un système d’horaires variables. Télétravail envisageable.

L'employeur :
Le Casier judiciaire national (CJN) est un service à compétence nationale rattaché à la direction des affaires criminelles et des grâces. Il reçoit et mémorise les décisions principalement pénales, en gère la conservation et les effacements et délivre des extraits sous forme de bulletins aux juridictions, aux administrations et aux particuliers.
Le bureau de l’administration générale (BAG) intervient en appui des missions du Casier judiciaire national (CJN) en matière de gestion des ressources humaines, de gestion financière et d’achat public. Il participe à la mémorisation des décisions de justice et à la gestion logistique et à la maintenance des deux sites nantais du ministère de la justice.

Le pôle finances courrier (PFC) est organisé en deux sections :
- La section finances chargée de la gestion financière des achats du site ;
- La section courrier, archives, fournitures qui traite les courriers reçus et expédiés par le service, les archives du CJN, la distribution des fournitures et le suivi du stock.
Parking et restauration sur place.
Accessible en transport en commun.
Descriptif du service
Le CJN emploie 200 personnels et offre un panel de métiers diversifiés en lien avec son activité. Vous pouvez découvrir son activité via ce lien https://youtu.be/tiggJaME_uc
Le CJN, est également un service qui met en œuvre, dans le cadre de son projet de service, des valeurs qui structurent son activité : sens du collectif, confiance, bienveillance, service public innovant et esprit de décision.