Officier d'Etat-Civil - Mairie du MESNIL-SAINT-DENIS

Au sein du service Accueil et Vie Citoyenne, sous l’autorité du Chef du service vous aurez la charge des missions suivantes :
- Instruire, constituer et délivrer tous les actes d’état civil ainsi qu’assurer la tenue administrative des registres.
- Accueillir et répondre aux demandes des administrés.
- Participer aux élections.
I – Missions du poste :
- Accueil physique et téléphonique :
- Assurer l’accueil et le premier niveau de renseignement du public,
- Orienter le public vers les différents services,
- Réceptionner, enregistrer et assurer le suivi du courrier,
- Recueillir les doléances des administrés et en assurer le suivi.
- Missions affaires générales / élections :
- CNI / passeports biométriques :
- Accompagner et conseiller les demandeurs (pré-demande en ligne sur le site de l’ANTS notamment),
- Organiser les rendez-vous,
- Traiter les demandes et remettre les titres.
- Légalisations de signature,
- Tenue des listes électorales : inscriptions, mutations, radiations,
- Organisation des scrutins,
- Recensement citoyen,
- Recensement de la population (tous les 5 ans),
- Remise des diplôme des médailles du travail.
- Missions Etat Civil et funéraire :
- Réception des déclarations de naissance, adoption et de décès, des reconnaissances, préparation des dossiers de mariage et de PACS,
- Editions de copies d’actes en réponse aux courriers et aux demandes du public,
- Délivrance et suivi des demandes de livret de famille,
- Tenue administrative des registres d’état civil,
- Transcription de décisions de justice et d’évènements divers,
- Relations directes avec l’INSEE, les mairies, les préfectures et les tribunaux,
- Mise à jour du plan du cimetière,
- Participer à la rédaction relative au règlement du cimetière et à sa tarification,
- Tenue des registres informatiques.

Profil recherché :
Conditions d’exercice du poste :
- Travail en bureau et guichet d’accueil,
- Un roulement entre collègue est assuré en ce qui concerne les congés annuels, pour une présence permanente.
- Disponibilité demandée lors des pics d’activités (élections notamment) ou face à des urgences.
- Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des horaires d’ouverture au public,
Temps de travail hebdomadaire du lundi au vendredi : 37h00 avec une nocturne le jeudi (fermeture mairie 19h15).
Compétences requises :
Savoirs :
➢ Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook...),
➢ Capacité à utiliser les logiciels métiers : Arpège, Berger Levrault, RDV 360, portails web ...,
➢ Aisance relationnelle,
➢ Faire preuve de réserve et de discrétion,
➢ Sens du service public,
➢ Être méthodique et organisé (capacité à planifier et à suivre les dossiers),
➢ Savoir faire preuve de réactivité et d'anticipation,
Savoir-faire :
➢ Maitrise orale et écrite de la langue française,
➢ Qualités rédactionnelles, grande réactivité,
➢ Capacité à évaluer l’urgence d’une demande,
➢ Savoir faire face aux imprévus,
➢ Gestion des situations délicates,
➢ Bonne maîtrise de l’état civil, du droit funéraire et du droit électoral,
➢ Actes et écrits administratifs.
Savoirs-être :
➢ Autonomie, rigueur, esprit d'initiative,
➢ Diplomatie, qualités relationnelles.
➢ Devoir de confidentialité,
➢ En capacité de travailler tant en autonomie qu’en équipe,
➢ Rendre compte.
➢ Donner par son comportement une bonne représentation du service public,
Profil recherché :
- Votre sens de l’accueil et de la confidentialité,
- Vous maîtrisez la règlementation de l’état civil, la législation funéraire et électorale,
- Ancienneté dans un poste similaire obligatoire,
- Vous maîtrisez l’outil informatique et logiciels métiers,
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
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À propos de l'offre
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
1 rue Henri Husson
78322 LE MESNIL ST DENIS CEDEX
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Conditions particulières d’exercice
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
Fondement juridique
Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Statut du poste
Vacant à partir du 08/11/2026
Métier de référence
Chargée / Chargé de l'instruction et de la délivrance des titres
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Relation à l'usager

L'employeur :
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
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