Gestionnaire - instructeur/instructrice administrative

Activités principales :
Sous l’autorité du responsable de service, l’agent assure l’organisation, la gestion administrative et le suivi des épreuves de certification (formation initiale et/ou VAE) des diplômes d’État qui lui sont confiés. Il coordonne les jurys et les examens, garantit la fiabilité des résultats et contribue au pilotage de l’activité par la production de bilans et d’indicateurs de suivi.
1. Organiser et piloter les épreuves de certification des diplômes d’État
- Planifier les sessions d’examen en lien avec les établissements de formation.
- Assurer la logistique des épreuves (salles, matériel, déplacements, convocations).
- Participer à l’élaboration des sujets et à l’organisation des épreuves écrites et orales.
- Élaborer les outils et documents nécessaires au déroulement des examens (guide jury, charte candidats).

2. Assurer la gestion administrative et réglementaire des jurys
- Constituer les commissions d’examinateurs et les jurys pléniers.
- Préparer les actes administratifs relatifs à la composition des jurys.
- Organiser les réunions préparatoires des examinateurs et des jurys.
- Veiller au respect du cadre réglementaire des certifications.
3. Gérer le suivi des candidats et la gestion des résultats
- Assurer la saisie et le contrôle des données relatives aux candidats et aux notes dans les applications dédiées.
- Organiser la publication des résultats.
- Rédiger les procès-verbaux de délibération.
-Éditer et délivrer les attestations provisoires et les diplômes.
4. Contribuer au pilotage et à l’évaluation de l’activité de certification
- Réaliser le suivi statistique des sessions.
- Produire des bilans quantitatifs et qualitatifs.
- Élaborer les fiches de synthèse des sessions.
- Préparer les états liquidatifs pour le paiement des frais de jury.
- Participer aux réunions d’évaluation et d’amélioration continue des dispositifs de certification.

Profil recherché :
Référentiel utilisé:
E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)

Connaissances :
Politiques publiques de cohésion sociale ainsi que leurs enjeux
- Connaissances juridiques et techniques du champ de la formation et des diplômes- N
- Règles d’éthique professionnelle et conditions générales d’exercice des professions sociales et paramédicales- M
- Expertise en matière en matière des procédures qualifications sociales - M
-Connaissance en droit administratif
Savoir-être :
Rigueur et sens de l’organisation *** ;
Discrétion professionnelle *** ;
Esprit d’équipe ***;
Autonomie **;
Réactivité ** ;
Bon relationnel ***
Sens du service public et qualité de l’accueil des usagers***
Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles ***
Savoir-faire :
Capacité à analyser et traiter des informations administratives - M;
Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook) -M;
Aisance avec les outils numériques et collaboratifs - E;
Capacité à appliquer des procédures et consignes -M;
Aptitude à organiser et suivre des dossiers administratifs -M ;
Qualités rédactionnelles M ;
Représenter l’Etat et soutenir une position dans le secteur des formations sociales des pratiques professionnelles en lien avec les politiques sociales M;
Savoir utiliser les moyens numériques de communication M;
Savoir rédiger des courriers en réponse aux recours (suite certifications et commissions spécifiques)M

L'employeur :
Missions service Formations Certifications Social Paramédical :
-Assurer la certification des candidats en validant leurs résultats et en délivrant les diplômes correspondants.
- Organiser et piloter les sessions de certification, incluant la planification, la logistique et le déroulement des épreuves.
- Contribuer à l’évolution de l’offre de formation en identifiant les besoins liés aux transformations des métiers et des territoires, en lien avec l’administration centrale et le Conseil régional.
- Garantir la qualité du suivi des formations du secteur social, depuis l’agrément et l'accréditation des centres jusqu’à la certification finale des candidats.
- Accompagner les organismes de formation dans l’application de la réglementation et l’amélioration des pratiques pédagogiques (clarification des textes, animation de groupes de travail, harmonisation des épreuves).
- Contrôler et évaluer la qualité des formations afin de vérifier la conformité réglementaire et l’adéquation des moyens mobilisés.
- Soutenir le développement de l’emploi dans les secteurs social et paramédical à travers l’action sur les dispositifs de formation.
- Assurer le traitement et la gestion des contentieux liés aux certifications et aux instances spécialisées.

Effectif service : 8 agents au 01/06/2026
Site siège Besançon : 5 (dont la cheffe de service)
Site distant Dijon : 3