Gestionnaire École doctorale - DiRVED

Activités principales :
- Gestion des dossiers d’admission ; doctorat, cotutelle, séjours : réception, vérification et enregistrement des dossiers.
- Suivi des réinscriptions en doctorat et cotutelle, des dérogations et des césures et des transferts (arrivée/départ), des CSI.
- Inscription des doctorants et HDR.
- Organisation administrative et logistique des soutenances doctorat et HDR, gestion financière, réservations de billets / hôtels pour les membres d’un jury
- Élaboration et suivi des conventions : séjour de recherche, cotutelle, de codirection nationale et internationale.
- Assister les directeurs de l’école doctorale dans les démarches administratives et les conseils de l’école doctorale.
- Capacité à gérer des réunions et leurs comptes-rendus : planification des séances, préparation des ordres du jour, gestion des invités, rédaction des procès-verbaux, création d’un vadémécum, suivi des actions décidées en séance, actualisation de la page internet, référent du pôle concernant la règlementation en lien avec le service des doctorats.
- Coordination inter-service sur les sujets transversaux liés au doctorat : lien avec la DEVU, la DAI, la DBU, service juridique…
- Mise en place des outils de gestion administratives, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement du service : rédaction de notes, création de tableaux de suivi et de pilotage…
- Veille réglementaire et adaptation des procédures.

- Création de diplômes antérieurs à l’année 2006.
- Elaboration de tableaux de bord – suivi des indicateurs de pilotage : Premiers inscrits par ED, Unités de recherche et DR, soutenance par année civile, thèses en cours, doctorants inscrits administrativement, abandons
- Archivage des dossiers.
- Dématérialisation progressive de tous les dossiers.
- Accueil et renseignements auprès des usagers et des enseignants chercheurs.

Profil recherché :
Connaissances :
- Connaissance approfondie de la réglementation des études doctorales.
- Connaissance de l’environnement professionnel et capacité à s’y situer.
Compétences opérationnelles :
- Excellente maîtrise technique du domaine d’activité et des outils.
- Qualité d’expression écrite et orale.
- Grande capacité d’analyse et de synthèse.
- Capacité à trouver et diffuser l’information (assurer une veille réglementaire).
- Connaissance des logiciels-métiers de type ADUM.
- Maitrise de l’outil Apogée.
Compétences comportementales :
- Sens du travail en équipe.
- Capacité à respecter l’organisation collective du travail.
- Transmettre l’information et rendre compte.
Diplôme réglementaire exigé - formation professionnelle - expérience :
Baccalauréat

L'employeur :
Créée en 1970, la Sorbonne Nouvelle est issue de l'ancienne faculté des lettres de l'Université de Paris. L’université propose des formations pluridisciplinaires de haut niveau en Licence, Master et Doctorat dans le domaine des Langues, Lettres, Arts & Médias, Sciences Humaines et Sociales. Les formations de la Sorbonne Nouvelle sont adossées à des activités de recherche internationalement reconnues dans le domaine des humanités modernes.
La Sorbonne Nouvelle en chiffres :
➔ 15 000 étudiant.es (dont un tiers d’étudiant.es internationaux)
➔ 710 enseignant.es-chercheurs.euses et 900 chargé.es de cours
➔ 622 personnels administratif.ves et de bibliothèques
➔ 80 combinaisons majeure-mineure en Licence et 49 spécialités de Master
➔ 5 écoles doctorales
➔ 28 unités de recherche
➔ 500 accords de coopération et d’échange
Pour en savoir plus : www.sorbonne-nouvelle.fr

Nos engagements : égalité, diversité, laïcité, lutte contre toute forme de discrimination et de harcèlement.
Descriptif du service
La direction de la recherche, de la valorisation et des études doctorales (DiRVED) met en œuvre la politique définie par la commission recherche.
La DiRVED a pour mission de coordonner l'action de l'établissement dans les domaines suivants :
- du rayonnement international en matière de formation doctorale et de recherche,
- de l'optimisation des partenariats scientifiques tant au niveau régional qu'international,
- de la structuration des activités de recherche et de formation doctorale de l'université,
- du développement des partenariats scientifiques en matière de recherche et de formation doctorale,
- de la diffusion et de la valorisation des travaux de recherche.
La DiRVED est composée de 5 services :
- Service pilotage des structures de recherche
- Service ingénierie des projets de recherche
- Service valorisation et diffusion de la culture scientifique
- Service des doctorats
- Service pilotage et administration des Ecoles Doctorales