Gestionnaire dossiers administratifs des magistrats (RHM2)

Au sein du pôle affaires générales, le (la) gestionnaire recruté(e) sera affecté(e) à la section des dossiers des magistrats. En collaboration avec les autres gestionnaires du pôle, la personne recrutée sera notamment chargée :
ü d'analyser les documents qui vont alimenter le dossier administratif des magistrats ;
ü de trier et coter ces documents puis les scanner au dossier numérisé du magistrat grâce à un logiciel dédié ;
ü de verser quotidiennement ces documents dans les dossiers administratifs des magistrats ;

ü de participer à la gestion de la boîte structurelle en lien et sous la supervision de la cheffe de pôle et son adjointe ;
ü d’assurer la communication des dossiers sous la supervision de la cheffe de pôle et son adjointe ;
ü d’actualiser les tableaux de bord mis en place pour la gestion des dossiers et le suivi de l’activité.
En outre, le (la) gestionnaire recruté(e) assurera, en collaboration avec les autres gestionnaires du pôle, les tâches suivantes :
ü Trier les pièces scannées par les agents gestionnaires et les verser dans les dossiers administratifs aux archives ;
ü Remonter les dossiers des archives sur demande ;
ü Veiller à la bonne tenue des dossiers aux archives (notamment le remplacement des dossiers suspendus usagés…).
Une formation et un accompagnement en interne sont proposés par le bureau RHM2 afin de s’approprier le domaine des ressources humaines en lien avec l’activité du pôle.

Profil recherché :
Connaissances
Intérêt pour l’activité administrative
Savoir-être
Sens des relations humaines
Rigueur et sens de l’organisation
Faire preuve de discrétion et de réserve
Aptitude à travailler en équipe
Savoir-faire
Anticiper et prioriser
Polyvalence et capacité d’adaptation
Bonne réactivité aux urgences
Maîtrise des outils bureautiques

L'employeur :
Sans justice, il ne peut y avoir de démocratie. Elle est facteur d’ordre, d’équilibre et de lien social. Ministère régalien, le ministère de la Justice a pour mission de concrétiser cet ordre, cet équilibre, ce lien social, à travers son organisation et ses moyens humains et matériels. Il garantit le bon fonctionnement des juridic­tions, prend en charge les personnes qui lui sont confiées par l'autorité judiciaire et prépare les textes de loi et de règlement dans de nombreux domaines : droit de la famille, procédure civile, procédure pénale...

Le secrétariat général a un rôle transversal. Il assure une mission générale d’administration du ministère, de coordination de ses services et de modernisation de son administration centrale et de ses services déconcentrés. Il conduit sa politique d’accès au droit et à la justice, d’aide aux victimes et de coopération européenne et internationale. En savoir plus
La direction des services judiciaires gère l'organisation et le fonctionnement des cours et tribunaux de l’ordre judiciaire (juridictions civiles et pénales du premier degré, juridictions de recours). En savoir plus
Descriptif du service
Le bureau du recrutement, de la formation, et des affaires générales (RHM2) de la sous-direction des ressources humaines de la magistrature :
- est le correspondant de l'Ecole nationale de la magistrature pour les questions de recrutement ;
- instruit les candidatures à la nomination sur titre en qualité de magistrat, d'auditeur de justice ainsi que celles concernant le détachement et le recrutement en service extraordinaire ;
- prépare les tableaux d'avancement et dossiers de contestation d'évaluation de l'activité professionnelle des magistrats ;
- assure la gestion des dossiers individuels des magistrats en activité ou honoraires ;
- prépare les décisions individuelles relatives au déroulement indiciaire de la carrière des magistrats et les dérogations à l'obligation de résidence ;
- suit les questions de formation des magistrats en activité ou honoraires et propose, notamment au regard des besoins exprimés par les chefs de cour, des actions de formation à mettre en œuvre en liaison avec l'Ecole nationale de la magistrature ;
- assure la préparation des élections professionnelles des magistrats ;
- prépare la désignation des magistrats appelés à participer aux travaux de certains organismes ou commissions extrajudiciaires ;
- assure la tutelle fonctionnelle de l’Ecole nationale de la magistrature.