Gestionnaire des stages et de la professionnalisation (F/H)

Missions et activités principales : Sous l’autorité hiérarchique directe du responsable du développement de la professionnalisation, le gestionnaire des stages de la professionnalisation :
Veille réglementaire et information
• Mettre à jour le règlement des études, les guides pratiques et les pages du site internet relatifs aux stages
• Assurer une veille sur la réglementation des stages (conventions, gratification, durée, etc.) et adapter les documents en conséquence
• Assurer l’accueil, l’information et l’accompagnement des étudiants sur la recherche de stage et les démarches,
Gestion administrative des stages
• Établir les conventions de stage et en assurer le suivi (édition, signatures, avenants, archivage)
• Vérifier la conformité des dossiers de stage (durée, période, adéquation avec la formation, assurances)
• Assurer le suivi individuel des étudiants tout au long du stage (respect des échéances, rendu des livrables, relances)
• Travailler en collaboration avec les gestionnaires de cycle pour assurer le suivi des étudiants et préparer les jurys de cycle.
• Vérifier les délais pour les différentes étapes du stage (dépôt des sujets, signature des conventions, remise des rapports, dates de jury) et alerter en cas de retard
• Assurer le suivi et la relation avec les tuteurs de stage (transmission des informations, rappels des échéances, accompagnement dans l'évaluation)
• Établir et mettre à jour un réseau d'employeurs susceptibles d'accueillir des stagiaires
• Contribuer à l'amélioration continue des processus liés à la gestion des stages
Reporting, bases de données et SI scolarité
• Élaborer et mettre à jour les tableaux de suivi (indicateurs de stage, tableaux de bord, reporting)
• Établir et mettre à jour la base de données d'employeurs susceptibles d'accueillir des stagiaires
• Etablir et mettre à jour les bases de données dans cadre de la collecte de taxe professionnelle
• Participer aux groupes de travail relatifs à la migration vers le nouvel outil de gestion de la scolarité et contribuer à sa mise en œuvre
• Apporter un appui pour répondre aux enquêtes ministérielles relatives aux diplômés (collecte et transmission des données)
Suivi les obligations de service des enseignants
• Compiler et fiabiliser les informations transmises par les différents interlocuteurs au sein de la direction des études pour le suivi des obligations de service des enseignants, en lien avec le service des ressources humaines.
• Assurer le suivi auprès des enseignants et relancer si nécessaire
Activités transversales
• Participer aux réunions d’équipe et aux différents rendez-vous institutionnels
• Participer aux temps forts de l’année : jurys d’admission, journées portes ouvertes, cérémonie de remise des diplômes.
• Apporter un appui au sein de la direction des études en période de forte activité (inscriptions administratives, examens, soutenances …)

Profil recherché :
Compétences techniques :
Connaissance de la réglementation relative aux stages étudiants
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur (souhaitée)
Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word) et des logiciels de gestion de scolarité
Savoir-faire : Concevoir, organiser et suivre une action ou un événement de communication.
Planifier les différentes étapes d’un projet et respecter les échéances.
Rédiger et adapter des contenus en fonction des publics et des supports.
Maîtriser les outils bureautiques et les outils numériques de communication.
Assurer le suivi administratif et budgétaire d’une activité.
Coordonner les interventions de différents interlocuteurs et prestataires.
Identifier les priorités, anticiper les difficultés et rendre compte de l’avancement des actions.
Travailler en transversalité et en mode projet.

Savoir être :
Etre rigoureux et autonome
Avoir le sens de l’initiative
Posséder le sens des relations humaines
Etre en capacité avérée de travailler en équipe et être polyvalent
Etre réactif

L'employeur :
Environnement professionnel :
L'ENSA-Marseille accueille environ 1150 étudiants chaque année, dont près de 1000 en formation initiale (1er et 2ème cycles) et 13% d'étudiants étrangers.
Elle est la seule école d'architecture de la région Provence-Alpes-Côte d'Azur, d'où sont issus une grande majorité d’étudiants.
Installée porte d’Aix, au cœur de Marseille et à proximité immédiate de la gare Saint-Charles, elle bénéficie d’un site construit en 2023 pour accueillir « l’IMVT ».
L’Institut méditerranéen de la ville et des territoires réunit l’ensa.m, Aix-Marseille Université et l’Ecole nationale supérieure du Paysage.
Il croise les disciplines de l’architecture, de l’urbanisme et du paysage pour former les futurs professionnels capables de répondre aux grands enjeux environnementaux et sociétaux. Il forme des doctorants et s’appuie sur deux laboratoires de recherche.
L’école propose également un double cursus architectes/ingénieurs - ingénieurs/architectes avec Polytech’Marseille d’Aix Marseille Université.
Elle est l’une des 5 écoles délivrant le diplôme d’architecte en formation continue avec un recrutement bisannuel. Cet établissement public administratif, est piloté par la directrice selon les délibérations de son Conseil d'Administration et après avis de son Conseil Pédagogique et Scientifique.
Pour plus d’information :
www.marseille.archi.fr

Descriptif du service
Description du service : En lien avec la direction et la communauté enseignante, la direction des études définit la stratégie et les objectifs de l’établissement en matière d’enseignement et de vie étudiante. Elle propose des mesures pour améliorer la réussite des étudiants, la démocratisation des études et développer de nouvelles formations, en particulier dans le cadre de l’IMVT.
C’est un service clef, en relation directe avec les étudiants, les enseignants et les autres services de l’école.
La direction des études a une mission de coordination et de mise en œuvre du programme pédagogique en lien avec l’équipe pédagogique. La nature des activités couvertes par le service donne à ses agents une vision générale sur l’ensemble des processus qui se déroulent dans l’année universitaire, en particulier sur la gestion des étudiants, leur parcours et le suivi de leur réussite. A cet égard, il participe à la mise en place des moyens pour augmenter le taux de réussite, développer une bonne insertion professionnelle et l’inscription de l’établissement dans la démarche « égalité des chances/cordées de la réussite ».
Liaisons hiérarchiques : Auprès du responsable de la direction des études et des formations
Liaisons fonctionnelles : tous les personnels administratifs, les enseignants, les étudiants services )