Gestionnaire de greffe pénitentiaire

Fonctions générales
- Tenir les différents registres et fichiers
- Délivrer toutes pièces aux autorités habilitées
- Assurer l’interface avec les différents services pénitentiaires ainsi qu’avec les autorités judiciaires, préfectorales, consulaires, les auxiliaires de justice, les forces de police et de gendarmerie
- Renseigner et informer les PPSMJ
- Procéder au classement et à l’archivage des dossiers et documents
- Mettre en application les réformes

- Participer à la formation des stagiaires et des agents nouvellement affectés dans le service
Gestion des situations pénales
- Enregistrer les requêtes des personnes détenues et en assurer le suivi
- Notifier et transmettre les différentes décisions ou convocations aux PPSMJ, sans délai pour toute notification urgente, une fois par semaine dans les autres cas
- Tenir à jour les fiches pénales et mettre à exécution les décisions de justice concernant les personnes détenues
- Tenir informés les différents services et autorités de tout changement de situation pénale
- Gérer la situation administrative des PPSMJ (étrangers) ;
- Gérer les déplacements des PPSMJ
3. Gestion de la commission d'application des peines et du tribunal d'application des peines
- Informer la population pénale
- Instruire les dossiers et demandes des personnes détenues
- Planifier, éditer et le rôle de passage des personnes détenues
- Organiser et participer à la CAP
- Préparer et enregistrer les décisions rendues lors des commissions de l’application des peines et du Tribunal d’Application des Peines
- Notifier les décisions et transmettre les voies de recours des personnes détenues
- Assurer le suivi des délais relatifs aux aménagements de peine
Missions dans le cadre du processus arrivant
- Procéder aux formalités d’écrou (prise de photo, biométrie, autres onglets GENESIS, ...)
- Effectuer la deuxième vérification des dossiers pénaux et de l’écrou
- Réaliser l’entretien arrivant et le consigner dans GENESIS
- Participer à la CPU arrivant
Missions dans le cadre du processus sortant
1. En cas de transfert de la personne détenue sortante
Saisie du dossier transfert via le logiciel DOT et en assurer le suivis et la transmission
Mettre en œuvre le processus sortant transfert : à réception de l'ordre de transfèrement, le jour du transfert et après le transfert
2. En cas de libération de la personne détenue sortante
Après chaque CAP et TAP, s'assurer de l'envoi de l'échéancier des personnes détenues libérables aux membres du parcours sortant.
Mettre en œuvre le processus sortant libération : une semaine avant la CPU J-30, le jour de la libération et après la libération
Compétences attendues
Connaissances
• Connaissances techniques
• Connaissances méthodologiques
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'administration pénitentiaire
savoir-faire
•Maîtrise des réglementations
• Maîtrise de l'outil informatique (open office, Word, Excel, SGBD)
• Utilisation du logiciel GENESIS (formation à prévoir le cas échéant)
• Rigueur comptable
Savoir-être
- Maîtrise de l'outil bureautique ;
- Sens des relations, adaptabilité ;
- Rigueur, discrétion ;
Offres de formation associées à votre prise de poste
Une formation greffe dispensée par l'ENAP devra obligatoire être suivie par la personne affectée dans le service.
Perspectives d'évolution professionnelle
Secrétaire administratif catégorie B

L'employeur :
Descriptif du service
L'agent affecté au greffe pénitentiaire participe à la gestion de la situation pénale des personnes détenues. Il effectue tous les actes de saisie et d’enregistrement nécessaires au déroulement de la peine. Il applique les directives relatives à l’exécution et à l’application des peines.