Gestionnaire administrative et pédagogique pour l'ED SHS

📅 Temps plein.
🏛️ Catégorie B
🎯 MISSIONS
-Assurer la gestion administrative et pédagogique des études doctorales
-Assurer le suivi du doctorant dans le cadre de sa formation doctorale
🛠️ ACTIVITÉS
-Assurer l'accueil physique et téléphonique des doctorants : renseigner, orienter et rédiger divers courriers (attestations...).
-Assurer la gestion des candidatures annuelles en doctorat et des réinscriptions en lien avec les laboratoires (suivi des dossiers dans l'application de gestion ADUM, préparation des tableaux pour les délibérations du conseil de l'école doctorale, envoi des courriers, saisie de laissez-passer pour réinscription, classement et archivage...).

- Assurer la communication vers les doctorants, les laboratoires et l’établissement partenaire ENSAPL: création et envoi de la lettre d'information, affichage,création d'affiches et livret de rentrée pour les doctorants.
- Informer les doctorants sur la formation doctorale: réunion de rentrée, prise de rendez-vous, diffusion par divers supports.
- Enregistrer et valider les formations via ADUM.
- Assurer le suivi individuel de la formation doctorale.
- Faire un suivi des inscriptions administratives en cours d’année en coopération avec le service des Affaires doctorales : relancer et radier les doctorants non inscrits.
- Faire un suivi des abandons.
- Aider à la mise à jour du site internet de l'EG/ED et à son amélioration.
- Aider au suivi des indicateurs de l'école doctorale.
- Assurer la cellule d’écoute des doctorants « Mal à la thèse ».
- Référent.e handicap.

Profil recherché :
📚 Savoirs
- Connaissances générales des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
- Connaissance de l'Université et du milieu universitaire.
🔧 Savoir-faire
- Savoir utiliser les plateformes dédiées à la gestion pédagogique et administrative du doctorat (APOGÉE, ADUM).
- Savoir planifier son activité.
- Savoir informer et rendre compte.
- Savoir communiquer.
- Respecter les procédures.

- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes.
- Avoir des compétences rédactionnelles et de synthèse.
🤝 Savoir-être
- Avoir de la rigueur.
- Avoir le sens de l'organisation.
- Être réactif.
- Savoir travailler en équipe.
- Savoir s'adapter à son interlocuteur.
- Avoir une grande capacité d’écoute.
🎓 FORMATION ET EXPÉRIENCE
- Bac minimum exigé pour les agents contractuels.
- Expérience en gestion administrative souhaitée.
- Une bonne connaissance de l'anglais serait un plus.

L'employeur :
🏢 Direction Générale déléguée à la recherche et à la valorisation - Direction appui à la recherche
📍 EG/ED SHS n°473 - Site Pont de Bois - Maison de la Recherche
Descriptif du service
Située aux marches de l’Europe du Nord, entre Paris, Londres, Bruxelles et Cologne, l’École doctorale Sciences de l’Homme et de la Société n°473 est membre du Collège Doctoral de l’Université Lille Nord de France. En collaboration avec la Maison européenne des sciences de l’homme et de la société (MESHS), elle offre une formation exigeante tant disciplinaire qu’interdisciplinaire dans le domaine des Sciences Humaines et Sociales (SHS), soutient les initiatives de ses doctorants et apporte tous ses soins à leur devenir professionnel et à leur implication au service de la société. L’ED SHS compte environ 500 doctorants, 10 laboratoires de recherche régionaux, 207 directeurs de recherche et a un taux d’insertion professionnelle de 96 %.