Gestionnaire administratif-ve et financier-ère

Mission 1 : Gestion administrative du programme doctoral
Inscrire les étudiants en doctorat (logiciels APOGEE et ADUM)
Alimenter, vérifier et mettre à jour la base ADUM pour le suivi des thèses
Organiser les déplacements de doctorants (ordres de mission, réservation des titres de transport, hébergement, remboursements des frais de mission), dans le cadre notamment du réseau européen ENTER
Organiser les soutenances de thèse de doctorat et d’HDR (essentiellement de juin à décembre), dans le respect des contraintes réglementaires et logistiques, et de l’organisation des déplacements des membres des jurys (modalités, transport, hébergement)
Planifier les workshops et les reading groups en collaboration avec des enseignants-chercheurs destinés aux doctorants
Suivre et traiter les demandes administratives liées au programme doctoral (relevés de notes, attestations…)
Vérifier et mettre à jour les profils de doctorants sur le site web TSE

Mission 2 : Gestion financière
Piloter les aides financières aux doctorants (bourses de vie, bourses de mobilité)
Centraliser les données financières et les pièces justificatives, et contrôler leur validité
Suivre et contribuer au pilotage du budget de l’École Doctorale TSE (engagement des dépenses, suivi des recettes)
Coordonner avec la correspondante financière du Pôle Formation afin d’assurer la continuité de service

Profil recherché :
Les savoirs
Connaissance de l’organisation de la formation dans l’enseignement supérieur et de la recherche
Connaissance du fonctionnement des établissements de l’enseignement supérieur
Connaissance du cadre réglementaire de l’activité – 3ème cycle et gestion budgétaire et comptable
Langue anglaise : niveau B2/C1 (cadre européen commun de référence pour les langues) en vue de l’accompagnement d’un public majoritairement non-francophone
Les savoir-faire opérationnels
Maîtriser les outils bureautiques (suite MS Office) et internet
Maîtriser les outils informatiques de gestion – APOGEE, SIFAC+, ADUM
Compétences et expérience en gestion financière

Les savoir être comportementaux
Sens de l’organisation
Réactivité et créativité
Sens de l’initiative
Sens relationnel et de la pédagogie
Capacité à gérer le stress
Capacité d’adaptation
Capacité de raisonnement analytique

L'employeur :
L’École d’économie et de sciences sociales quantitatives de Toulouse – TSE est, depuis le 1er janvier 2023, un grand établissement (art. L.717-1 du code de l’éducation). Ce nouveau statut consacre un modèle original qui fait usage des souplesses de gestion autorisées par les évolutions récentes de la réglementation pour soutenir la compétition internationale en matière de recrutement de talents : enseignants-chercheurs et étudiants. L’École TSE est ainsi un établissement autonome, établissement-composante de l’Université Toulouse Capitole, devenue établissement public expérimental (EPE).

L’École TSE est partie prenante du campus de l’Université Toulouse Capitole. Implantée au cœur de la ville de Toulouse, elle accueille environ 2500 étudiants et plus de 150 enseignants-chercheurs dans les domaines de l’économie, des mathématiques et des sciences sociales quantitatives.
Descriptif du service
L’École TSE mène une politique de formation placée sous le sceau de l’excellence académique à travers ses programmes de licence et de master, structurés en cycles préparatoires et en cycles de l’École. Les services du Pôle Formation portent l’ensemble des missions et activités relatives au suivi et à la gestion des formations et des apprenants. L’École Doctorale de Toulouse Sciences Economiques, composée de 2 personnes, est chargée d’assurer l’encadrement et la formation des doctorants tout au long de leur parcours.
Sous l’autorité de la Responsable administrative et financière de l’école doctorale, le/la gestionnaire administratif-ve et financier-ère contribue activement à la réussite et au développement la formation de 3ème cycle. En lien étroit avec les doctorants, les équipes de recherche et les partenaires de l’établissement, il/elle accompagne les talents de demain et contribue au rayonnement de l’École TSE. Le programme doctoral TSE commence dès l’année de Master 2, impliquant une coordination fine avec les personnels chargés de l’administration des cursus étudiants du cycle Ecole TSE.