Gestionnaire administratif évènementiel (h/f) - Département des Hauts-de-Seine

Au sein du pôle finances, commande publique et logistique, la direction de la logistique et des moyens généraux inscrit son action dans les projets stratégiques du département. Elle assure une fonction transversale en interne en apportant une fonction d’appui, en gérant les ressources matérielles et les moyens généraux nécessaires au fonctionnement quotidien de la collectivité, afin de faciliter le bon déroulement de l’action départementale auprès du public. Elle participe activement à la mise en œuvre du projet de gestion de la relation citoyen.
En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d’une collectivité territoriale solidaire et innovante.
Auprès du chef du service évènementiel, vous assurez la gestion quotidienne de l’ensemble des demandes de soutien logistique évènementiel et le suivi des réservations de salles recevant des évènements.
Vous être le point d’entrée des autres directions et vous contribuez au respect de la réglementation et des process internes en vigueur.
Vous assurez la gestion administrative du service sous tous ses aspects et la remontée d’informations par le biais de divers indicateurs.
Activités:
- Recenser et identifier les besoins en soutien logistique pour les événements des différents pôles et directions, en assurant la gestion de la boîte de réception des demandes. En collaboration avec le chef d’unité et les régisseurs événementiels, traiter les formulaires de demande et s'assurer de la mise à jour du planning événementiel, en informant les services concernés des évolutions imprévues
- Assurer le suivi des demandes de réservation d’espaces événementiels, en garantissant le bon déroulement du processus et en anticipant les imprévus liés aux activités. Tenir à jour les plannings d’occupation des salles et des sites événementiels
- Assurer la gestion des fiches de programmation et de coordination (fiches évènements) pour l'organisation d'évènements décidés par le Département et informer les services organisateurs des obligations réglementaires liées à leurs demandes d’événements
- Assurer le suivi administratif des heures supplémentaires, des permanences et frais de déplacements de l’unité, ainsi que le traitement RH des anomalies et des congés sur le logiciel de gestion du temps de travail ; renseigner les tableaux de bords mensuels correspondants
- Assurer des fonctions d’assistance de l’unité : accueil téléphonique, organisation de réunions, prise de notes, établissement de comptes rendus, référent DSI/téléphonie pour l’unité, commande de matériels et fournitures diverses.

Profil recherché :
Rédacteur territorial titulaire, ou contractuel diplômé a minima d'un bac avec une expérience en gestion administrative (recrutement sur CDD d'un an renouvelable)
Connaissances de l'environnement administratif et institutionnel
Maitrise des techniques de rédaction administrative et des outils bureautiques (Word, Excel, élaboration de tableaux de bord)
Aptitude à prioriser, à respecter les délais et faire preuve de rigueur
Capacité à travailler en équipe, à établir et à entretenir des relations de travail positives.
Qui sommes-nous ?
Le Département est une collectivité territoriale dotée de l’autonomie administrative et financière. Sa politique et ses actions sont mises en place par un Conseil départemental, dirigé par un Président. Les cantons sont les circonscriptions qui servent de cadre à l’élection des Conseils départementaux. Le Conseil départemental est élu pour 6 ans au suffrage universel, qui élit à son tour un Président. Un Département appartient à une Région.
Les compétences d’un Département sont étendues et touchent directement le quotidien. Sa compétence principale et la plus identifiante est le domaine social. Le Département est responsable de la mise en œuvre de dispositifs majeurs, dont le financement et la gestion du Revenu de Solidarité Active (RSA), l’Aide Sociale à l’Enfance (ASE) et la Protection Maternelle et Infantile (PMI). Il est également l’acteur clé de l’aide aux Personnes Âgées et Handicapées (Allocation Personnalisée d’Autonomie – APA ; Prestation de Compensation du Handicap – PCH).

Au-delà du social, le Département intervient comme un acteur majeur de la gestion et de l’aménagement du territoire. Il est le propriétaire et gestionnaire de la quasi-totalité de la voirie départementale (routes, ponts). Il est également responsable de la construction, de l’entretien et de l’équipement des 7 000 collèges publics de France, garantissant un cadre d’apprentissage optimal pour des millions d’élèves.
Cette concentration sur des missions essentielles offre des carrières hautement spécialisées, notamment dans le social, l’ingénierie et les ressources humaines, avec une forte valorisation de l’expertise.
Le Département est administré par le Président du Conseil départemental, qui est l’autorité territoriale : il dirige l’administration, gère le budget et est l’employeur du personnel. Il met en œuvre la politique votée par le Conseil, ce qui confère aux agents la mission stratégique de traduire les orientations politiques en actions concrètes et mesurables sur le terrain.
Travailler au sein d’un Département signifie rejoindre une administration stratégique qui cherche constamment à innover, et qui allie expertise technique (ingénierie, gestion) et engagement social (assistants sociaux, éducateurs …). Il recrute des profils variés – assistants sociaux, éducateurs, ingénieurs en voirie, techniciens de laboratoire, personnels administratifs, agents polyvalents – tous unis par le sens du service public et la volonté d’œuvrer pour la cohésion sociale et territoriale.
En savoir plus sur l'employeur
À propos de l'offre
Informations complémentaires
https://recrutement.hauts-de-seine.fr/nos-offres-demploi
Conditions particulières d’exercice
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
Fondement juridique
Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Statut du poste
Vacant à partir du 24/11/2026
Métier de référence
Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
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Ressources humaines

L'employeur :
Le Département est une collectivité territoriale dotée de l’autonomie administrative et financière. Sa politique et ses actions sont mises en place par un Conseil départemental, dirigé par un Président. Les cantons sont les circonscriptions qui servent de cadre à l’élection des Conseils départementaux. Le Conseil départemental est élu pour 6 ans au suffrage universel, qui élit à son tour un Président. Un Département appartient à une Région.
Les compétences d’un Département sont étendues et touchent directement le quotidien. Sa compétence principale et la plus identifiante est le domaine social. Le Département est responsable de la mise en œuvre de dispositifs majeurs, dont le financement et la gestion du Revenu de Solidarité Active (RSA), l’Aide Sociale à l’Enfance (ASE) et la Protection Maternelle et Infantile (PMI). Il est également l’acteur clé de l’aide aux Personnes Âgées et Handicapées (Allocation Personnalisée d’Autonomie – APA ; Prestation de Compensation du Handicap – PCH).

Au-delà du social, le Département intervient comme un acteur majeur de la gestion et de l’aménagement du territoire. Il est le propriétaire et gestionnaire de la quasi-totalité de la voirie départementale (routes, ponts). Il est également responsable de la construction, de l’entretien et de l’équipement des 7 000 collèges publics de France, garantissant un cadre d’apprentissage optimal pour des millions d’élèves.
Cette concentration sur des missions essentielles offre des carrières hautement spécialisées, notamment dans le social, l’ingénierie et les ressources humaines, avec une forte valorisation de l’expertise.
Le Département est administré par le Président du Conseil départemental, qui est l’autorité territoriale : il dirige l’administration, gère le budget et est l’employeur du personnel. Il met en œuvre la politique votée par le Conseil, ce qui confère aux agents la mission stratégique de traduire les orientations politiques en actions concrètes et mesurables sur le terrain.
Travailler au sein d’un Département signifie rejoindre une administration stratégique qui cherche constamment à innover, et qui allie expertise technique (ingénierie, gestion) et engagement social (assistants sociaux, éducateurs …). Il recrute des profils variés – assistants sociaux, éducateurs, ingénieurs en voirie, techniciens de laboratoire, personnels administratifs, agents polyvalents – tous unis par le sens du service public et la volonté d’œuvrer pour la cohésion sociale et territoriale.
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