Gestionnaire administratif et pédagogique

Le gestionnaire pédagogique et administratif assure le suivi académique des étudiants depuis leur inscription administrative jusqu’à la délivrance de leur diplôme, ainsi que le secrétariat administratif du département. Il assure le suivi de certains dossiers confiés au chef de département qu’il assiste, ainsi que la gestion des relations internes et externes du département :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que l'orientation et l'information des interlocuteurs internes et externes (étudiants, enseignants, administratifs, etc.),

- Participer à l'organisation et à la gestion des campagnes d’inscription des étudiants,
- Procéder aux inscriptions administratives des étudiants,
- Gérer les dossiers étudiants de leur inscription pédagogique à l'édition du diplôme,
- Saisir les résultats dans le SI scolarité, gérer les notes, préparer les jurys, éditer les PV, publier les résultats,
- Assister les enseignants dans la préparation logistique des examens,
- Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs, etc.), les reproduire et les diffuser,
- Retranscrire des informations orales à l'écrit,
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité des courriers,
- Classer et archiver les documents,
- Participer à la gestion collective du département (suivi des étudiants, statistiques, journée portes ouvertes, élections, etc)
- Gérer les stocks de fournitures de bureau et matériel audiovisuel du département,
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés,
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du département,
- Organiser la logistique des réunions du département ainsi que la retranscription des échanges,
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité,
- Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion du département.

Profil recherché :
Connaissances et compétences requises
Compétences principales
• Connaissance du fonctionnement de l'université et de l'IUT,
• Connaissance des règles de scolarité en vigueur,
• Connaissance des droits et obligations des fonctionnaires,
• Connaissances technique du secrétariat administratif,
• Maitrise des outils informatiques (bureautique, messagerie),
Compétences associées

• Savoir accueillir, écouter, agir
• Avoir le sens des relations avec les étudiants et les enseignants
• Organiser et planifier ses activités,
• Travailler en équipe avec de nombreux interlocuteurs,
• Informer, conseiller et rendre compte à sa hiérarchie,
• Rechercher l'information, la vérifier, la classer,
• S'exprimer avec aisance tant à l'écrit qu'à l'oral,
• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels,
• Autonomie, méthode et rigueur,
• Sens du service public,

L'employeur :
L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.
Quelques chiffres :
- 23 049 étudiants,
-Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Économie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités
- 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Études Européennes et l’Institut Français de Géopolitique

- 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
- 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans
- 1058 personnels enseignants et 677 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.
Descriptif du service
L’IUT de Montreuil propose des formations généralistes à vocation professionnelle. Il compte environ 750 étudiants répartis sur quatre départements proposant 4 BUT (bac+3) et 1 licence professionnelle (bac+3) dans les domaines : Informatique, Information-communication (INFOCOM), Gestion administrative et commerciale (GACO) et Qualité et logistique industrielle (QLIO). Il accueille 2 équipes de recherche.
L'équipe administrative et technique de l'IUT de Montreuil compte 18 personnels BIATSS. Le gestionnaire pédagogique et administratif est positionné au sein du département Gestion administrative et commerciale des organisations, GACO, de l'IUT de Montreuil. Il collabore avec l’ensemble des enseignants sous la double autorité, déléguée par le Directeur de l’IUT, du Chef du département concerné et de la Responsable administrative et financière de l’IUT.