Gestionnaire administratif et pédagogique - F/H

- Assistance à l’enseignement : Gérer et organiser le secrétariat pédagogique de la Licence 1 Droit Groupe B et la Double licence 1 Eco-Droit
- Accueillir et informer les usagers
• Gérer et organiser le secrétariat administratif et pédagogique
. Assurer le suivi des inscriptions pédagogiques des étudiants y compris ceux relevant du régime spécial d’études ; saisir les éléments pédagogiques sur Apogée/Pégase
. Elaborer et gérer le Planning des cours magistraux et des Travaux dirigés de chacune des formations en relation avec les enseignants et gérer les modifications d’emploi du temps via Hyperplanning

. Organiser la gestion administrative des Travaux Dirigés : ouvertures de groupes selon les effectifs, répartition des étudiants selon leurs options, leurs emplois du temps (logiciel interne MK4)
. Organiser les sessions d’examens et les jurys :
- Etablir les calendriers, réceptionner et reproduire les sujets, préparer le matériel d’examens (pochette, émargements, sujets, copies, ordinateurs pour les étudiants en situation d’handicap…)
- Saisir les notes et établir les procès- verbaux d’examens, convoquer le jury
- Gérer les réclamations éventuelles (erreur matérielle dans le report des notes), organiser les relectures
- Editer et transmettre aux intéressés les relevés de notes, l’attestation de réussite et le supplément au diplôme
- Classer et archiver les documents (copies d’examens, des procès- verbaux...)
. Travailler en collaboration avec les secrétariats pédagogiques partenaires
. Elaborer et mettre à jour la structure des enseignements des formations sur Apogée/Pégase : Modéliser et suivre l’évolution des maquettes sur Apogée/Pégase
. Mettre à jour les documents de rentrée (bases de données, courriers)
. Participer aux différentes enquêtes statistiques
• Accueillir et informer les usagers
. Accueillir physiquement les étudiants et les enseignants
. Renseigner les usagers
. Répondre aux demandes (téléphone, courriel, courrier postal)

Profil recherché :
Connaissances / Savoir
Connaître le fonctionnement de l’enseignement supérieur
Connaître les règles de scolarité
Avoir une connaissance générale de la gestion administrative
Avoir une connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion administrative de la fonction publique
Savoir faire
Maîtriser l’expression écrite et orale ainsi que les techniques d’accueil
Savoir rechercher l’information et la transmettre

Maîtriser les outils bureautiques (Word et Excel) ainsi que les applications informatiques de gestion pédagogique (Apogée, Hyperplanning, ecandidat, …)
Savoir être
Avoir le sens des relations avec le public (savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière courtoise)
Avoir l’esprit d’équipe en sachant s’impliquer dans un travail de groupe
Savoir être rigoureux et méthodique, disponible dans les moments de pointe
Savoir respecter la confidentialité
Savoir prendre des initiatives
Savoir travailler en autonomie

L'employeur :
L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.
L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales / sciences économiques et de gestion / sciences et technologie / santé, médecine, biologie, sports / lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.

Elle compte aujourd’hui plus de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, répartis sur ses
5 campus, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut).
La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.
Descriptif du service
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) – Campus de Villetaneuse
Composante / Service : UFR Droit Sciences Politiques et Sociales (DSPS)
Composition du service (effectifs) : 29
Fonction d’encadrement : Non
Rattachement hiérarchique : Responsable du pôle Licences
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