Gestionnaire administratif et pédagogique – F/H

Le/la gestionnaire pédagogique assure la gestion administrative et pédagogique des formations de l’UFR, en formation initiale, formation continue et/ou formation en apprentissage, selon les besoins du service.
Il/elle accompagne les étudiants, stagiaires, enseignants et responsables de formation et contribue au bon fonctionnement des formations.
Gestion administrative
- Assurer l’accueil physique, téléphonique et distanciel des étudiants, stagiaires et interlocuteurs des formations.
- Assurer le suivi administratif des étudiants et stagiaires : inscriptions (saisie des dossiers en FC et FA), courriers, convocations, documents administratifs et archivage.
- Assister les responsables de formation dans la gestion administrative et contribuer au bon fonctionnement des formations.
- Assurer la gestion logistique des formations : locaux, matériels, fournitures et organisation des regroupements.

Gestion pédagogique
- Assurer le suivi pédagogique des étudiants et stagiaires et les informer sur le déroulement de leur formation (absences, reports de cours, dates d’examens, etc.).
- Élaborer les plannings des enseignements en lien avec les responsables de formation.
- Modéliser les maquettes de formation dans le logiciel métier.
- Assurer l’organisation et le suivi des examens, jurys, notes, résultats et procès-verbaux.
- Contribuer à l’évolution et à la valorisation de l’offre de formation : plaquettes, site internet et supports d’information.
- Apporter un appui aux responsables de formation et aux équipes pédagogiques dans leurs activités.
Formation continue, financements et partenariats
- Assurer, selon les formations, la gestion des devis, conventions et protocoles individuels de formation.
- Assurer le suivi des financements et des droits d’inscription (CPF, France Travail, employeurs,
OPCO, Région, etc.).
- Contribuer au suivi administratif et pédagogique des partenariats et dispositifs spécifiques.
Contribution au fonctionnement et à l’évolution des formations
- Contribuer à la démarche qualité et à l’amélioration continue des processus de gestion.
- Participer aux projets et aux évolutions de l’offre de formation.
- Produire les bilans et statistiques nécessaires au suivi de l’activité.
- Travailler en collaboration avec les équipes pédagogiques, administratives et les services de l’Université.
- Assurer une continuité de service et une polyvalence entre les différents périmètres de formation selon les besoins de l’UFR.

Profil recherché :
Connaissances / Savoir
Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur et de son environnement.
Connaissance des règles et procédures de gestion administrative et pédagogique des formations.
Connaissance de l’environnement et des dispositifs de la formation professionnelle et de la formation continue.
Connaissance des outils numériques, logiciels de bureautique et applications métiers liés à la gestion des formations.
Savoir faire
Appliquer les procédures, règles et dispositions réglementaires liées à la gestion des formations.
Maîtriser les techniques de gestion et de rédaction administratives.
Organiser et planifier son activité en fonction des priorités et des échéances.
Rechercher, vérifier, traiter et diffuser l’information en l’adaptant aux différents publics.
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers et être en capacité de s’adapter à de nouveaux outils.

Savoir être
Avoir le sens du relationnel, de l’accueil et du travail en équipe.
Être organisé, rigoureux, autonome et réactif.
Faire preuve d’adaptabilité et d’anticipation, notamment lors des périodes de forte activité.
Savoir rendre compte et respecter la confidentialité des informations traitées.
Être en capacité de partager ses pratiques et ses savoir-faire au sein de l’équipe.

L'employeur :
L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.
L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales / sciences économiques et de gestion / sciences et technologie / santé, médecine, biologie, sports / lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.

Elle compte aujourd’hui plus de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, répartis sur ses
5 campus, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut).
La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.
Descriptif du service
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
Composante / Service : UFR Lettres, Langues, Sciences humaines et des Sociétés (LLSHS) / Pôle Licences
Composition du service (effectifs) : 38
Fonction d’encadrement : Non
Rattachement hiérarchique : Directrice administrative de l’UFR
Rattachement fonctionnel : Responsable du pôle Licences et Responsable du DAEU Sonate
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