Gestionnaire administratif et des instances

Activités principales :
Assurer le secrétariat des conseils centraux en formation plénière
Assurer un appui administratif et technique au vice-président en charge de l’instance
Gérer les différentes phases de préparation des séances, de leur tenue et de leurs suites, conformément aux procédures
Préparer les convocations des séances ; contrôler la mise en l’état des documents et les diffuser
Assurer le secrétariat des séances (gestion du quorum, procurations, votes, etc.) et leur logistique (réservation des salles, commandes auprès de fournisseurs, besoins matériels, enregistrements audio et moyens audiovisuels)
Préparer les relevés de conclusions, les délibérations et avis ; contrôler les comptes rendus
Assurer l’archivage des pièces afférentes aux séances

Assurer le secrétariat des sections disciplinaires du conseil académique
Assurer le secrétariat des commissions (gestion du quorum, votes, etc.) et leur logistique (réservation des salles, besoins matériels, moyens audiovisuels)
Suivre et mettre en œuvre les différentes phases des procédures disciplinaires
Gestion des actes réglementaires et individuels
Appliquer la procédure d’édiction des actes individuels et réglementaires
Instruire les projets d’actes en vérifiant leur régularité juridique, administrative et financière, en lien avec les porteurs de projets et les chargés d’affaires juridiques de la DAJI
Assurer les mises en signature des actes et leurs mesures d’entrée en vigueur
Gestion administrative
Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière, en lien avec les porteurs de projets et les chargés d’affaires juridiques de la DAJI
Participer à la rédaction d'actes juridiques et de courriers
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion, réaliser des extractions
Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
Diffuser l’information et participer à sa production
Assurer l'accueil et répondre aux demandes d’information en interne et en externe
Participer à la veille juridique
Appui aux élections
Participer à l’organisation des élections et au déroulement des élections
Participer au suivi des mandats des membres des conseils

Profil recherché :
une expérience dans un établissement d'enseignement supérieur ou une collectivité publique, dans la gestion d'instances, dans le domaine ou un service juridique seraient un plus.
Connaissances :
Modes de fonctionnement des administrations publiques
Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
Droit des examens et concours
Environnement et réseaux professionnels
Techniques d'élaboration de documents
Culture internet
Techniques de communication
Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences opérationnelles :
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Compétences comportementales :
Sens de l'organisation
Rigueur / Fiabilité
Sens relationnel

L'employeur :
Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », «Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».