DUPA-C- Secrétaire du secrétariat du Service des Titres et des Relations avec les Usagers

Groupe RIFSEEP : 2
NBI : NON
Télétravail : OUI
Vos activités principales :
Le STRU dispose d’un secrétariat mutualisé (3 personnes) pour l’ensemble du service piloté par une cheffe du secrétariat, secrétaire administrative
Au sein du secrétariat mutualisé, vous assurez en binôme, des missions, qui feront l’objet d’une formation préalable, en interne (poste ouvert aux débutants)

De secrétariat :
• gestion des courriels de la boîte fonctionnelle,
• réception et tri du courrier,
• appui du chef de site des Morillons,
• numérotation, numérisation et impression des notes fraude et recours gracieux envoyés au procureur de la République,
• prise de rendez-vous des interventions en lien avec le cabinet du Préfet de police pour les titres d’identité
sollicités en urgence
• préparation des astreintes des agents du BTI/BU.
De soutien logistique et opérationnel :
• préparation, réception et suivi des commandes fournitures, mobilier et titres vierges,
• tickets d’intervention SPIRAL et GLPI…,
• réservation des salles de réunion,
• gestion des badges temporaires pour l'accès bâtimentaire,
• tableau de suivi des travaux.
De ressources humaines :
• réalisation des convocations aux entretiens avec les chefs du bureau,
• lien avec le département des ressources humaines de proximité
Vos perspectives
Acquisition de compétences et d’une expérience pouvant être valorisées sur d’autres postes et pouvant permettre l’accession à des postes de catégorie supérieure.
Durée attendue sur le poste : 3 ans

Profil recherché :
Connaissances techniques
Connaître les techniques d'accueil téléphonique et/ou physique
/ niveau maîtrise - requis
Connaître l'environnement professionnel
/ niveau maîtrise - à acquérir
Avoir des compétences en informatique - bureautique
/ niveau maîtrise - requis
Savoir-faire
Savoir s'organiser
/ niveau pratique - à acquérir
Savoir travailler en équipe
/ niveau pratique - à acquérir
Savoir rédiger
/ niveau pratique - à acquérir

Savoir-être
Savoir s'adapter
/ niveau pratique - à acquérir
Savoir accueillir
/ niveau pratique - à acquérir
Savoir communiquer
/ niveau pratique - à acquérir
Savoir être réactif
/ niveau pratique - à acquérir
Savoir être autonome
/ niveau pratique - à acquérir

L'employeur :
Votre environnement professionnel :
Activités du service
Le STRU compte à ce jour 170 agents qui se répartissent principalement entre quatre bureaux (bureau des titres d’identité, bureau des droits à conduire, bureau de l’immatriculation des véhicules et bureau des usagers) et la chefferie de service (chargé de mission, secrétariat mutualisé).
Descriptif du service
Liaisons hiérarchiques

Le chef du service des titres et des relations avec les usagers et son adjointe
La cheffe du secrétariat mutualisé
Les chef(fe)s de bureaux et leur adjoint(e)
Liaisons fonctionnelles
Le secrétariat général de la DUPA, les interlocuteurs et partenaires extérieurs du STRU.