DGDDI (DI HDF) Agent chargé de travail administratif, pôle immobilier (H/F)

I]LA GESTION LOCATIVE
1) Suivi et traitement des demandes de logement
- Enregistrement des demandes de logements ;
- Préparation des demandes en vue des commissions d’attribution ;
- Suivi du parcours de la demande ;
2) Suivi et traitement des entrées et sorties des locataires
- Création ou résiliation des contrats dans le logiciel de gestion ULIS ;
- Préparation et réalisation d’états des lieux d’entrée et de sortie en l’absence des responsables de cité ou des relais ;
- Suivi de la facturation des loyers et charges.

3) Travaux préparatoires aux régularisations de charges en lien avec le service central de la Masse
Notamment :
- Suivi des relevés de compteurs ;
- Enregistrement des factures d’entretien.
II] LA GESTION IMMOBILIÈRE
Notamment :
- Demandes et suivi de devis et de réalisation des travaux dans le cadre de l’entretien courant des cités, et de la fourniture
de fluides dans le logiciel ULIS ;
- Suivi des services faits et gestion comptable pour les contrats d’entretien dans le logiciel ULIS ;
Dans ce cadre, des déplacements sur site sont réalisés.
III] LA GESTION COMPTABLE
1) Traitement comptable
Toutes tâches se rapportant aux prestations réalisées par les fournisseurs (contrats ou demandes ponctuelles), notamment :
- Établissement des bons de commande ;
- Suivi de la commande et de la réalisation des travaux, des prestations de services, et de la livraison des fluides et des
marchandises ;
- Recueil des constatations de services-faits ;
- Suivi de la facturation des prestations.
2) Opérations de fin d’année (uniquement en décembre-janvier)
- Enregistrement des charges à payer
- Enregistrement des produits à recevoir
- Enregistrement des charges constatées d’avance
- Intégration des relevés des compteurs de fin d’année.
IV] GESTION ADMINISTRATIVE
1) Demandes de logements et commission de classement
Notamment :
- Suivi des attestations d’« assurance habitation » souscrites obligatoirement par les locataires
.
2) Échéances ponctuelles de la vie du service :
- Préparation et participation à l’audit annuel du service

Profil recherché :
Outre les compétences inhérentes au poste recherchées chez le candidat, il/elle devra faire preuve d'autonomie, d'organisation, de diplomatie, de rigueur et de sens de l'initiative.

L'employeur :
Le service territorial (ST) de l’EPA Masse des Douanes, composé de 4 agents, constitue l’échelon intermédiaire entre le service central, l’agence comptable et les locataires. Il est chargé de la mise en œuvre des instructions du service central.
En sa qualité d’ordonnateur secondaire, le ST vérifie le calcul des montants des loyers et des charges que l’agence comptable est chargée de recouvrer.
Le ST réunit deux fois par an les membres de la commission territoriale de la Masse (CTM), instance paritaire de dialogue et de concertation au cours de laquelle sont abordés notamment, les questions relatives à la gestion locative et plus particulièrement à l’attribution des logements, la programmation immobilière, les expulsions, ou tout autre thème d’actualité.
Enfin, le service territorial assure l’organisation tous les quatre ans des élections des représentants des personnels membres de la
CTM.