Coordination des secrétariats du DMU THOROS F/H

Mission principale :
sous la responsabilité de la cadre paramédicale du DMU et en étroite collaboration avec les équipes médicales et l’encadrement, la coordinatrice assure la supervision, l’harmonisation et l’optimisation des secrétariats médicaux sur les trois sites. Elle est garante de la fluidité de l’organisation administrative, de la continuité de l’activité au sein des secrétariats et de la qualité de la prise en charge administrative du patient tout au long de son parcours. Elle fait partie de l’équipe d’encadrement du DMU et participe aux réunions spécifiques.
- Encadrer au quotidien les équipes de secrétaires médicales
- Piloter, harmoniser et adapter les organisations de travail (horaires, missions du poste, procédures)
- Assurer la gestion prévisionnelle des plannings, des congés en proposant des réorganisations agiles, des mutualisations ponctuelles si besoin.
- Encadrement de proximité d’équipe(s), gestion et développement des compétences des professionnels
- Organiser l’accueil et le parcours de stagiaires en partenariat avec des organismes de formation
- Recrutement des AMA en collaboration avec les Chefs de service et Cadres Supérieurs de Santé en assurant le suivi avec la DRH ; définir les parcours d’intégration et la formation des nouveaux arrivants.
- Formation de personnes aux techniques et procédures de son domaine, et à leur application
- Organisation/coordination/supervision des contrôles relatifs aux activités de chaque
- Organisation et description des processus spécifiques à son domaine, traitement des dysfonctionnements
- Paramétrages des outils, logiciels, système relevant de son domaine d’activité
- Accompagner le déploiement des projets institutionnels, des nouveaux outils numériques (Dossier Patient Informatisé, dictée numérique, outils de prise de rendez-vous en ligne) et des évolutions réglementaires.
- Proposer des axes d’amélioration et mener des audits organisationnels pour moderniser les pratiques de secrétariat.
-Définir et suivre des indicateurs d'activité (délais de frappe des comptes-rendus, taux de décroché téléphonique, délais de prise de RDV, satisfaction des patients).
- Planification des activités et des moyens, contrôle reporting
Assistante de l’exécutif du DMU THOROS :
- Organisation des réunions 360 du DMU et du COMEX
- Vérification et optimisation des codages des UH du DMU en étroite collaboration avec la Cadre Administrative de DMU

Profil recherché :
Secrétaire expérimentée, en particulier ayant exercé à l'AP-HP.
Bonnes capacités de communication et relationnelles avec les équipes médicales, d'encadrement et les secrétaires
Capacité à évaluer une charge de travail au sein d'un secrétariat et à proposer des réorganisations pertinentes
Capacité à maintenir un collectif de travail par service et transversal sur le DMU
À propos de l'offre
Métier de référence
Secrétaire médicale / Secrétaire médical
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