Contrat renfort d'archiviste – Affaires générales H/F

Versant : Fonction publique d'État
Catégorie : Catégorie C
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux contractuels
Statut du poste : Poste vacant ☒ Poste susceptible d'être vacant ☐
Intitulé du poste : Contrat renfort d'archiviste – Affaires générales
Missions principales
Traitement et organisation des archives
• Réaliser un diagnostic des fonds d'archives d'affaires générales conservés par le bureau (articles 2, agréments de gardes particuliers, et autres dossiers relevant des affaires générales).
• Identifier les différentes catégories documentaires.
• Trier les documents conformément aux règles de conservation applicables.
• Repérer les doublons, documents inutiles ou ne relevant plus d'une conservation pérenne.
• Réorganiser et classer les dossiers selon un plan de classement cohérent.
• Assurer le repérage et l'identification des dossiers et boîtes d'archives.
Préparation des fonds à la numérisation
• Préparer matériellement les documents destinés à la numérisation.
• Vérifier l'intégrité et la complétude des dossiers.
• Mettre les documents par ordre chronologique ou thématique.
• Retirer les éléments susceptibles de gêner la numérisation (agrafes, trombones, pochettes etc.).
• Constituer des lots homogènes et facilement exploitables.
Numérisation et mise en accessibilité
• Procéder à la numérisation intégrale de l'ensemble des dossiers d'affaires générales traités.
• Contrôler la qualité des numérisations réalisées (lisibilité, complétude).
• Organiser et nommer les fichiers numérisés selon les conventions définies par le service.
• Déposer les fichiers sur le réseau du service afin de les rendre accessibles à l'ensemble des agents.
Suivi et traçabilité
• Élaborer ou mettre à jour les inventaires des fonds.
• Produire des tableaux de suivi et des outils de repérage.
• Rendre compte régulièrement de l'avancement des travaux.
• Formuler, le cas échéant, des propositions d'amélioration de l'organisation des archives.

Profil recherché :
Vos compétences principales mises en œuvre (listes déroulantes)
Connaissances techniques : Archivage, gestion documentaire, numérisation
Connaître l'environnement professionnel : Ministère de l'Intérieur – missions d'une préfecture
Savoir-faire : Tri, classement, inventaire, numérisation de documents
Savoir analyser : Identifier les catégories documentaires et appliquer les règles de conservation
Savoir-être : Rigueur, autonomie, discrétion professionnelle
Vos perspectives : Acquérir une expérience en traitement archivistique au sein d'une préfecture
Durée attendue sur le poste : 6 mois (contrat renfort à temps plein)
Compétences recherchées
Savoir-faire
• Connaissance des principes généraux d'archivage et de gestion documentaire.
• Connaissance des règles de classement administratif.
• Notions relatives au cycle de vie des documents.
• Trier, classer et inventorier des archives.
• Utiliser les outils bureautiques courants (Excel, Word).
• Maîtrise d'un scanner ou d'un outil de numérisation.
• Organiser méthodiquement un volume important de documents.
• Assurer la traçabilité des opérations réalisées.
Savoir-être
• Rigueur et sens de l'organisation.
• Autonomie.
• Esprit d'analyse.
• Discrétion professionnelle.
Capacité à travailler de manière méthodique et durable sur des tâches de traitement documentaire.
Mettre ses compétences au service de l'intérêt général
Un collectif engagé, diversifié et au service de l’intérêt général
Travailler à la Préfecture de la région Île-de-France, Préfecture de Paris, c’est rejoindre des agents investis, issus d’horizons variés, unis par une mission commune : servir le public et accompagner les grandes transformations de l’action de l’État. Vous évoluerez dans un environnement stimulant, au contact de projets d’envergure nationale et régionale, en lien direct avec les territoires et les citoyens.
Qui sommes-nous ?
La préfecture d’Île-de-France, préfecture de Paris, a un rôle d’animation et de coordination des politiques publiques au niveau régional, tout particulièrement pour renforcer l’attractivité du territoire et son développement économique et social. Il prépare et signe avec le président du Conseil régional le contrat de projets État-Région, qui fixe les engagements des deux partenaires pour sept ans.
La préfecture veille, sur le département, à l’application des règles de droit, à la réglementation et à la garantie des libertés publiques.

Elle assure l’organisation des élections européennes, nationales et locales, comme des référendi, en liaison avec la mairie de Paris,
Elle est chargée du contrôle de légalité et du contrôle budgétaire des actes de la ville de Paris et de ses établissements publics,
Elle veille, enfin, à la mise en œuvre des politiques interministérielles à l’échelon territorial.
Sont en revanche de la compétence du préfet de Police de Paris : la sécurité des biens et des personnes (police administrative et judiciaire), la sécurité civile (lutte contre l’incendie, organisation des secours,…), ainsi que la délivrance de certains documents administratifs (passeports, cartes d’identité, permis de conduire, titres de séjour,…)
Pour l’ensemble de ces missions, la préfecture d’Île-de-France, préfecture de Paris, s’appuie sur trois entités :
Le Secrétariat général aux politiques publiques (SGAPP) constitue une structure centrale au sein de la préfecture de région Île-de-France. Il incarne la dimension interministérielle de l’action de l’État coordonnant les politiques publiques dans leurs déclinaisons régionales en Île-de-France. En lien avec les directions régionales et les préfectures de département, il agit donc comme un trait d’union entre l’État central, l’échelon déconcentré et les acteurs locaux.
Le Secrétariat général aux moyens mutualisés (SGAMM) exerce, sous l’autorité du préfet de la région d’Île-de-France, préfet de Paris, anime et coordonne l’organisation et la mise en œuvre des fonctions mutualisées des services de l’État en région. Il assure la gestion des moyens de la préfecture de région et des directions régionales soutenues, ainsi que l’animation régionale et interministérielle en matière d’achat, d’immobilier et de ressources humaines.
Le Cabinet assure la mise en œuvre des politiques publiques dans le département de Paris, sous réserve des compétences confiées au secrétaire général aux politiques publiques. Il est en outre chargé du pilotage régional du plan d’accueil des migrants. Ses services s’appuient sur les unités départementales des directions régionales et les directions départementales interministérielles.
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À propos de l'offre
Informations complémentaires
Qui contacter ? Préciser les prénoms, noms, fonctions et coordonnées téléphoniques ainsi que le courriel des personnes à contacter :
M. David SZWARCBERG, Chef adjoint de service / pierre-david.szwarcberg@paris.gouv.fr
M. Vivien SABY, chef de bureau /
vivien.saby@paris.gouv.fr
Liste des pièces requises pour déposer une candidature :
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :
Personnels du ministère de l'Intérieur
http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite_2022/Formulaire%20mobilit%C3%A9%20avec%20PSA.docx
Personnels externes
https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx
Conditions particulières d’exercice
Conditions de travail : Présentiel à temps plein – manutention de volumes d'archives possible
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions : Travail en archives pouvant nécessiter la manutention de boîtes et de documents. Poste non éligible au télétravail.
Fondement juridique
Titre III du Livre III du code général de la fonction publique
Article L332-22
Statut du poste
Vacant à partir du 01/10/2026
Métier de référence
Chargée / Chargé d'évaluation
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Organisation, contrôle et évaluation

L'employeur :
La préfecture d’Île-de-France, préfecture de Paris, a un rôle d’animation et de coordination des politiques publiques au niveau régional, tout particulièrement pour renforcer l’attractivité du territoire et son développement économique et social. Il prépare et signe avec le président du Conseil régional le contrat de projets État-Région, qui fixe les engagements des deux partenaires pour sept ans.
La préfecture veille, sur le département, à l’application des règles de droit, à la réglementation et à la garantie des libertés publiques.

Elle assure l’organisation des élections européennes, nationales et locales, comme des référendi, en liaison avec la mairie de Paris,
Elle est chargée du contrôle de légalité et du contrôle budgétaire des actes de la ville de Paris et de ses établissements publics,
Elle veille, enfin, à la mise en œuvre des politiques interministérielles à l’échelon territorial.
Sont en revanche de la compétence du préfet de Police de Paris : la sécurité des biens et des personnes (police administrative et judiciaire), la sécurité civile (lutte contre l’incendie, organisation des secours,…), ainsi que la délivrance de certains documents administratifs (passeports, cartes d’identité, permis de conduire, titres de séjour,…)
Pour l’ensemble de ces missions, la préfecture d’Île-de-France, préfecture de Paris, s’appuie sur trois entités :
Le Secrétariat général aux politiques publiques (SGAPP) constitue une structure centrale au sein de la préfecture de région Île-de-France. Il incarne la dimension interministérielle de l’action de l’État coordonnant les politiques publiques dans leurs déclinaisons régionales en Île-de-France. En lien avec les directions régionales et les préfectures de département, il agit donc comme un trait d’union entre l’État central, l’échelon déconcentré et les acteurs locaux.
Le Secrétariat général aux moyens mutualisés (SGAMM) exerce, sous l’autorité du préfet de la région d’Île-de-France, préfet de Paris, anime et coordonne l’organisation et la mise en œuvre des fonctions mutualisées des services de l’État en région. Il assure la gestion des moyens de la préfecture de région et des directions régionales soutenues, ainsi que l’animation régionale et interministérielle en matière d’achat, d’immobilier et de ressources humaines.
Le Cabinet assure la mise en œuvre des politiques publiques dans le département de Paris, sous réserve des compétences confiées au secrétaire général aux politiques publiques. Il est en outre chargé du pilotage régional du plan d’accueil des migrants. Ses services s’appuient sur les unités départementales des directions régionales et les directions départementales interministérielles.
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