Chargée des dossiers usagers et du secrétariat

Missions principales :
Gestion des dossiers usagers des dispositifs
- Actualiser chaque année les dossiers de candidature et les fiches d'inscription, en fonction du calendrier établi ;
- Traiter et enregistrer les demandes d'inscription des familles ;
- Actualiser le tableau de suivi des demandes ;
- Rédiger les comptes-rendus des commissions ;
- Rédiger et gérer les courriers de réponses aux familles ;
- Mettre à jour les informations administratives et sociales de chaque enfant accueilli.

Gestion des dossiers enfants DITEP de la Roussille
- Gestion de la liste d'attente des usagers ;
- Coordonner les rendez-vous de préadmission avec la famille ;
- Mettre à jour les dossiers physiques et numériques des usagers.
Suivi de l'activité
- Réaliser le pointage de l'activité, en fonction des critères définis et assurer la création et à la mise en service des tableaux de bord à destination des équipes et de la direction ;
- Rédiger le rapport d'activité annuel.
Missions secondaires :
Accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires ;
Gestion de la boîte Outlook ;
Gestion des archives.

Profil recherché :
Souhaité :
Outils bureautique (WORD, EXCEL)
Logiciels métiers (AIRMES, Via Trajectoire, Résid'ESMS.)

L'employeur :
Situé dans le quartier de Saint-Liguaire à Niort, l’Institut Thérapeutique, Éducatif et Pédagogique de la Roussille est un établissement médico-social de la fonction publique hospitalière. L’ITEP de la Roussille dispose d’un agrément pour accueillir en semaine 105 jeunes filles ou garçons âgés de 6 à 21 ans selon diverses modalités : un accueil séquentiel (internat / externat) à l’ITEP (82 places) ou des accompagnements ciblés via le service d’intervention thérapeutique, éducatif et pédagogique de proximité (23 places). L’ITEP se donne comme mission d’accompagner les jeunes dans leurs difficultés pour favoriser leur insertion sociale, pédagogique et professionnelle.

Descriptif du service
Le service administratif, sous responsabilité de la Responsable des services
administratifs est organisé en 6 pôles dont :
- L’accueil,
- Les ressources humaines,
- Le service économique et financier,
- Le secteur usagers,
- Le secteur de la qualité gestion des risques,
- Le secteur de l’informatique.
Les missions du service administratif sont totalement intégrées à celles de l’ITEP et des services. Il joue un rôle de pivot au sein du fonctionnement de l’établissement car il est en charge du premier accueil des usagers, des familles et des partenaires, de mettre en œuvre la stratégie définie par la direction car ses agents gèrent les budgets, les personnels, la gestion de la documentation (dossiers usagers, professionnel, qualité…), la gestion du système d’information.