Chargée de la coordination administrative et du protocole du cabinet - SAINT JOSEPH

Placé sous l'autorité du Maire le candidat est chargé d' assurer l’assistance et la coordination administrative du Cabinet du Maire, en garantissant l’accueil, le traitement des informations, l’organisation des activités du Maire et des élus, ainsi que la gestion du protocole et des événements.
Missions
• Assistance et coordination administrative au Cabinet du Maire.
• Accueil, information, orientation et prise en charge des administrés.
• Réception, filtrage et suivi des appels internes et externes.
• Gestion des agendas du Maire et du 1er adjoint, ainsi que le suivi des demandes de rendez-vous.
• Traitement, diffusion et circulation des informations internes et externes.
• Interface entre le Cabinet, le Maire, les élus, les services et les instances.
• Prise de notes, rédaction, mise en forme et suivi du courrier.
• Organisation, planification et logistique des réunions et événements.
• Gestion du protocole, préparation des manifestations et coordination des aspects protocolaires.
• Organisation de l’hébergement, du transport et des séjours des invités.

Profil recherché :
De formation de niveau Bac à Bac+2 en gestion administrative, secrétariat, assistance de direction ou administration publique, complétée idéalement par une expérience en collectivité territoriale, en cabinet ou dans un poste d’accueil et de coordination administrative.
Savoirs
• Aisance avec les outils informatiques.
• Notions d’organisation et de gestion du temps de travail.
• Maîtrise des règles de l’expression écrite et orale.
• Connaissance des techniques de secrétariat.
• Compétences informatiques et bureautiques.
• Compétences rédactionnelles.
• Connaissances liées au secrétariat administratif.
Savoir-faire
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
• Travailler en équipe et assurer une bonne coordination avec les services internes.
• Gérer les situations de stress et les situations délicates.
• Rédiger, mettre en forme et suivre les courriers et documents administratifs.
• Adapter son discours au public et aux différents interlocuteurs.
• Évaluer l’urgence d’une demande et hiérarchiser les priorités.
• Anticiper les besoins, résoudre les problèmes avec efficacité et traiter plusieurs tâches simultanément.
• Organiser les réunions, les déplacements, les manifestations et les aspects protocolaires.
Savoir-être
• Faire preuve de discrétion, de confidentialité et de réserve.
• Être disponible, diplomate et à l’écoute.
• Avoir le sens du relationnel et du service public.
• Faire preuve de rigueur, d’organisation, de réactivité et d’autonomie.
• Être proactive et savoir prendre des initiatives.
• Gérer les priorités et anticiper les besoins pour mener à bien les missions.
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
En savoir plus sur l'employeur
À propos de l'offre
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation à adresser à l'attention de Monsieur le Maire de la Ville de Saint-Joseph
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Conditions particulières d’exercice
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
Fondement juridique
Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Statut du poste
Vacant à partir du 01/10/2026
Métier de référence
Assistante / Assistant de direction
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L'employeur :
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
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