Chargé(e) d'accueil et secrétariat polyvalent(e) - COMMUNE DE RUSTENHART

Assurer le bon fonctionnement administratif, et organisationnel de la mairie en collaboration étroite avec le maire, les élus et la secrétaire générale, tout en garantissant un service public de qualité pour les administrés.
Activités régulières :
Gestion administrative :
Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés. Tenue des permanences au public.
Rédiger, mettre en forme et gérer les courriers, invitations, comptes rendus, décisions et arrêtés municipaux.
Tenir à jour les registres officiels (état civil, listes électorales, arrêtés etc.).
Gestion des stocks de fournitures administratives et réalisation des commandes.
Classement et archivage.
Gestion de l’état civil :
Établir et délivrer les actes d’état civil (reconnaissances, naissances, mariages, décès).
Gestion et enregistrement des dossiers de PACS.
Suivi du fichier citoyen (saisie des nouveaux arrivants et départs).
Recensement Journée Défense et Citoyenneté.
Suivre les procédures liées aux élections (inscriptions sur les listes électorales, radiations, convocation de la CCLE, aide à l’organisation des scrutins).
Suivi du cimetière : rédaction des arrêtés et suivi des concessions.
Urbanisme :
Enregistrement des dossiers et transmission au service instructeur.
Renseignements des pétitionnaires.
Affichage.
Informations et communications :
Diffuser les informations auprès des administrés (affichage, site internet).
Servir d’interface entre la mairie et les organismes extérieurs.
Activités occasionnelles :
Coordinateur communal du recensement de la population.
Secrétariat du CCAS (réunions, classement).
Gestion de la chasse.

Profil recherché :
Savoir :
Expérience antérieure souhaitée.
Connaissance des règles administratives des collectivités territoriales.
Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, logiciels métiers (Berger-Levrault).
Savoir-faire :
Rédiger des documents administratifs clairs et conformes.
Assurer une organisation efficace des dossiers et des priorités.
Accueillir et informer le public avec diplomatie.
Savoir-être :
Sens de la discrétion et de la confidentialité.
Rigueur, polyvalence et autonomie.
Esprit d’équipe et capacité d’adaptation.
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
En savoir plus sur l'employeur
À propos de l'offre
Informations complémentaires
Candidature à transmettre à l'attention de Monsieur le Maire.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Conditions particulières d’exercice
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
Fondement juridique
Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Statut du poste
Vacant à partir du 01/02/2027
Métier de référence
Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
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Ressources humaines

L'employeur :
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
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