Chargé de suivi administratif Apprentissage en Antennes H/F - antenne de Lille

Nous recherchons un Chargé de suivi administratif Apprentissage en antennes (Lille) H/F.
Vous assurez le contrôle de premier niveau des dossiers d’apprentissage, leur conformité et leur saisie dans l’outil de gestion. Vous accompagnez et conseillez les assistantes de direction en UFA sur les aspects techniques et administratifs.
À ce titre, vous réalisez la saisie et le contrôle des contrats d’apprentissage, vérifiez la complétude des dossiers, apportez les corrections nécessaires et participez à leur enregistrement dans Yparéo. Vous suivez également les modifications et les ruptures de contrat en lien avec le CSIOVA.

Vous garantissez l’application des procédures du Département Apprentissage, assurez le suivi des frais annexes et effectuez, si besoin, les relances auprès des UFA. Vous contribuez au suivi de l’activité en vérifiant les données transmises selon le calendrier de gestion.
En l’absence d’assistante de direction en UFA, vous assurez le secrétariat administratif : accueil, information et orientation des interlocuteurs (apprentis, familles, employeurs), gestion des documents, diffusion, classement et archivage.
Vous participez au système de management de la qualité (SMQ - EDUFORM) en respectant les procédures, en signalant les non-conformités et en contribuant au plan d’amélioration. En tant qu’auditeur interne, vous accompagnez la démarche qualité dans les UFA.

Profil recherché :
Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 à Bac+3 en administration et vous avez deux ans d’expérience professionnelle en lien avec les activités du poste.
Vous possédez des connaissances sur l’environnement de l’éducation et de la formation professionnelle et des connaissances réglementaires et techniques du domaine.
Vous maîtrisez les techniques d’analyse, de synthèse ainsi que les techniques de communication écrite et orale.
De plus, vous savez réaliser un contrôle, vérifier la conformité et la qualité des processus administratifs, appliquer et mettre en œuvre des procédures et des règles, apporter des réponses à des besoins spécifiques.

Vous savez respecter les délais contraints, gérer le temps et les priorités et faire preuve d’aisance rédactionnelle.
Par ailleurs, vous maîtrisez les outils bureautiques, les logiciels et les bases de données et vous êtes capable de faire preuve d’une grande aisance dans la communication orale et écrite.
Votre autonomie, votre rigueur et votre fiabilité seront des qualités appréciées et vous saurez faire preuve de discrétion professionnelle.
Vous faites preuve de réactivité, d’adaptabilité, vous savez rendre compte et vous aimez travailler en équipe. De plus, vous possédez une capacité d’analyse et de synthèse qui vous permet d’analyser les informations et de restituer les résultats.
Votre sens de l’organisation, votre capacité à gérer les priorités, votre sens des relations humaines et votre sens des responsabilités fait de vous un collaborateur apprécié et vous permet de communiquer efficacement.
Votre aisance en communication écrite et orale est reconnue et vous aimez travailler en équipe.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et vous savez faire preuve d’une capacité d’adaptation aux différents logiciels et bases de données. Par ailleurs, vous disposez de qualités rédactionnelles et d’une capacité à rendre compte de manière précise et efficace.
Vous êtes motivé(e), dynamique, doté(e) d'un excellent sens de l'organisation et souhaitez rejoindre notre équipe, alors n’hésitez pas à candidater !

L'employeur :
Le GIP ViaPro de Lille, en appui du rectorat, contribue à l’éducation et à la formation tout au long de la vie. Il intervient dans la Formation Continue des Adultes, l’Apprentissage, la Validation des Acquis, la mobilité européenne et l’insertion professionnelle.
Ses missions incluent la coordination et la gestion de projets, la formation, l’ingénierie conseil ainsi que l’évaluation de dispositifs et politiques de formation.
Rejoindre le ViaPro, c’est intégrer un collectif d’experts engagés dans une mission commune : promouvoir l’éducation et la formation.

Le Centre de Formation d’Apprentis du GIP ViaPro regroupe 135 établissements partenaires, proposant plus de 500 formations et accueillant environ 7000 apprentis chaque année.
Le GIP ViaPro recrute régulièrement des profils pédagogiques (formation, conseil), spécialisés en gestion de projet ou administratifs.
Certifié ISO 9001, QUALIOPI et labellisé EDUFORM, il garantit des prestations conformes aux plus hauts standards de qualité, tant pour ses usagers que pour ses personnels.
Le GIP ViaPro compte environ 470 agents, dont 65 % exercent leurs fonctions dans le réseau territorial Nord-Pas-de-Calais, au service des missions de formation, conseil (VAE, bilan mobilité) et coordination pédagogique.
Le GIP ViaPro pilote et organise la formation d’environ 7 000 apprentis grâce à son Centre de Formation d’Apprentis académique (CFAa) lui-même appuyé sur 135 Etablissements Publics Locaux d'Enseignement (EPLE).
Descriptif du service
Le service Gestion des contrats d’alternance est un nouveau service du GIP ViaPro créé afin de sécuriser administrativement et financièrement les contrats d’apprentissage.
Il intègre, en son sein, la cellule contrats chargée du traitement et du suivi des contrats d’apprentissage auprès des OPCO.
Dans le cadre du développement territorial du GIP ViaPro, le service accompagnera également la mise en place des quatre futures antennes territoriales, au sein desquelles des équipes locales assureront l'édition des contrats et la démarche qualité au sein des UFA.
Ce service joue un rôle clé dans la fiabilisation des données, l’harmonisation des pratiques et le pilotage de l’activité à travers le suivi statistique et analytique des contrats d’alternance.
Placé sous l’autorité hiérarchique du Directeur du GIP ViaPro également Directeur du CFA académique de Lille, sous l’autorité fonctionnelle du Chef de service gestion des contrats d’alternance et sous l’autorité opérationnelle du Coordinateur Administratif Apprentissage en Antennes, le Chargé de suivi administratif Apprentissage en Antennes, en tant que gestionnaire au sein d'un service expert, procède au contrôle de premier niveau des dossiers d’apprentissage, de leur conformité à leur saisie, dans l'outil de gestion.
Il assure un rôle de conseil et d’accompagnement technique auprès des assistantes de direction en UFA.