Chargé d'accueil et d'informations - CENTRE DE GESTION DE LA FPT DE L'OISE

Localisé à Beauvais, le Centre de Gestion de l’Oise est l’organisme de référence sur le territoire en termes de gestion des ressources humaines et d’accompagnement des collectivités territoriales et établissements publics locaux dans l’ensemble de leurs démarches RH.
Le Centre de Gestion de l'Oise recrute un Agent d'accueil et d'informations H/F.
Accueillir, renseigner et orienter le public dans les locaux du CDG et par téléphone (60%)
- Accueillir le public en présentiel
- Répondre au téléphone, prendre des messages, délivrer le calendrier des concours et au besoin l’expliquer.
- Réception des mails et transfert aux différents services
- Aide ponctuelle lors des envois de courriers en masse
- Contrôler et orienter les agents lors des visites médicales et commission de réforme selon le planning de présence fournit en amont.
- Contribuer au maintien d’un GRC fiable, à jour et opérationnel, afin d’assurer un suivi précis des demandes
- Assurer l’entretien et la mise à jour des affichages : vérifier la validité des informations, mettre à jour les panneaux d’affichage et la zone d’accueil, garantir la lisibilité et la conformité des documents, et maintenir les supports en bon état.
Enregistrer tous les courriers arrivés au CDG (25%)
- Traiter des courriers
- Enregistrer et suivre le courrier entrant.
- Répartir le courrier aux différents destinataires, relever la boîte aux lettres du CDG, etc…
- Réceptionner les petits colis livrés
- Oblitérer toutes les enveloppes.
- Relever tous les mois la machine à affranchir.
Tenir les statistiques d’activité
- Rentrer les informations dans le tableau de suivi.
Gestion des fournitures et de l’alimentation (10%)
- Réalisation régulière de l’inventaire.
- Passation des commandes nécessaires.
- Suivi des entrées et sorties des fournitures.
- Contrôle des niveaux de stock pour anticiper les besoins.
- Gestion des stocks alimentaires (inventaire, suivi, rotation).
- Préparation des approvisionnements pour les différents services.
- Passation et suivi des commandes auprès des fournisseurs.
- Création des bons de commande et suivi dans le logiciel BL. (Alimentation)
- Réalisation des commandes dans le respect des procédures internes.
- Suivi du traitement et de la réception des commandes.
Appui administratif des différents services du CDG (5%)
- Saisie du P503
- Aide à la préparation des élections professionnelles
- Aide à la saisie du RSU
- Diverses tâches de secrétariat

Profil recherché :
Connaissance théorique et savoir-faire
Techniques d'accueil, règles de communication
Organisation et activités des services
Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
Techniques de régulation
Techniques de communication téléphonique
Caractéristiques des publics
Règlements intérieurs
Techniques et outils de communication
Techniques de médiation et négociation
Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
Techniques de capitalisation et de classement de documents
Techniques de recherche d'information
Accueil physique et téléphonique du public
Accueillir le public avec amabilité
Prendre des messages
S'exprimer clairement et reformuler les demandes
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Appliquer les règles de communication et de protocole
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Mettre en relation des correspondants
Gérer les situations de stress et réguler les tensions
Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
Conserver neutralité et objectivité face aux situations
S'adapter aux publics de cultures différentes
Adapter son intervention aux différents publics
Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité
Renseignement et orientation du public
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
Présenter des documents d'information et de communication
Gérer un planning de réservation
Orienter vers les personnes et services compétents
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
Aider à rédiger des documents administratifs
Savoir-être
Bonne présentation
Bon relationnel
Capacité d'accueil, d'écoute et de dialogue
Patience
Grande disponibilité
Capacité d'initiative
Confidentialité
À propos de l'offre
Informations complémentaires
Les candidats intéressés sont invités à postuler directement en ligne via la présente offre.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Conditions particulières d’exercice
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
Fondement juridique
Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Statut du poste
Vacant à partir du 01/11/2026
Métier de référence
Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
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