Chargé d'accueil et d'Etat civil H/F - COMMUNE DE SANDILLON

Sous la responsabilité du directeur général des services, vous assurez l’accueil physique et téléphonique du public en mairie et au sein de l’agence postale communale, la gestion de l'état civil ainsi que des missions administratives polyvalentes.
Activités principales
o Accueil physique et téléphonique :
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone,
- Orienter le public et les appels vers les services ou organismes compétents,
- Renseigner sur le fonctionnement et l'organisation de la collectivité,
- Identifier et gérer la demande en fonction de son degré d'urgence,
- Noter et transmettre les messages aux différents services en recueillant les informations essentielles (identité, coordonnées, objet).
o Agence postale communale :
- Accueillir et faire découvrir l'ensemble des services proposés :
o services postaux : affranchissement, produits postaux, remise des instances,
o services financiers : remise d'espèces, orientation des clients vers les conseillers financiers pour les produits financiers élaborés,
- Gérer l'agence postale communale : tenue des opérations comptables quotidiennes, mise à jour de la communication commerciale, mise en place des produits de vente, communication avec le bureau de poste du territoire.
o Etat civil :
- Constituer les dossiers liés à l'état civil : naissances, reconnaissances, changement de nom, mariages, décès, PACS, actes demandés par les usagers et les officiers publics,
- Répondre aux courriers des usagers, mentions, livrets de familles, légalisations de signature et certificats de vie,
- Gérer les dossiers de recensement militaire,
- Inscrire des citoyens sur la liste électorale,
- Délivrer les autorisations de sortie du territoire,
- Effectuer le recensement militaire,
- Préparer les parrainages civils,
- Assurer la bonne tenue des registres d’état civil.
o Administration générale :
- Assurer la gestion du courrier entrant (réception, enregistrement, diffusion) et sortant (affranchissement),
- Trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au sein du courrier arrivé le cas échéant,
- Traiter les demandes de mise à disposition de salles et de matériel (particuliers et associations),
- Procéder à l’affichage règlementaire,
- Centraliser les commandes de fournitures bureautiques et gérer le stock,
- Rédiger des arrêtés divers : autorisations de travaux, débits de boissons…
Activités annexes
o Appui à la préparation et au bon déroulement des élections,
o Aide au recensement de la population le cas échéant,
o Suppléance « action sociale » et « urbanisme » en l’absence des agents spécifiquement dédiés,
o Réalisation de missions administratives diverses.

Profil recherché :
Profil requis
o Baccalauréat ou expérience significative,
o Expérience de l’accueil du public exigée,
o Expérience professionnelle dans la fonction publique territoriale fortement souhaitée.
Compétences professionnelles et techniques
o Connaissances des missions d'une administration publique et son fonctionnement,
o Connaissances réglementaires de base en État-Civil,
o Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Outlook, la connaissance du logiciel Berger-Levrault serait un plus).
Savoir-être
o Excellente expression orale,
o Sens de l’écoute et de la diplomatie,
o Discrétion professionnelle indispensable,
o Rigueur et ponctualité,
o Très bonne qualité rédactionnelle,
o Sens du service public,
o Polyvalence et capacité d'adaptation,
o Esprit d'équipe,
o Sens de l'organisation,
o Capacité de travail en autonomie.
Conditions d’exercice, temps de travail
o Permanence d’accueil un samedi matin sur trois de 9h à 12h,
o Rémunération : condition statutaire + régime indemnitaire + prime de fin d'année + avantages sociaux (CNAS, participation employeur mutuelle et prévoyance)
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
En savoir plus sur l'employeur
À propos de l'offre
Informations complémentaires
Candidature (lettre de motivation + CV) à adresser à l’attention de Monsieur le Maire de préférence en ligne à mairie@sandillon.fr ou à défaut par voie postale :
Mairie
251 route d’Orléans
45 640 SANDILLON
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Conditions particulières d’exercice
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif
Fondement juridique
Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Statut du poste
Vacant à partir du 16/11/2026
Métier de référence
Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
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ASHQ F/H
Relation à l'usager

L'employeur :
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
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