CAB/C-Assistante de direction – Responsable du secrétariat particulier du Préfet de police

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales
Placé (e) sous l’autorité du Préfet de police, le ou la responsable du secrétariat particulier du Préfet de police est chargé (e) de la gestion et de l’organisation du secrétariat particulier du Préfet de police. Il (elle) encadre une équipe de deux assistantes de direction.
- Il ou elle manage une équipe de deux assistantes
- Il ou elle assure le suivi des affaires réservées du Préfet de police en lien avec le service du cabinet
- Il ou elle est chargé(e) de la gestion et de l’organisation du secrétariat particulier du Préfet
- Il ou elle est amené(e) à travailler en étroite collaboration avec le chef de cabinet et à l’assister dans l’organisation de l’agenda du Préfet de police pour la préparation des réunions, déplacements, cérémonies, etc. . Il ou elle assure le suivi des invitations reçues.

En lien avec les 2 autres assistantes :
- Il ou elle assure un accueil physique et téléphonique de haut niveau en adéquation avec le niveau protocolaire demandé par la fonction de Préfet
- Il ou elle assure la veille documentaire et institutionnelle (JO, BO, etc.) et assure le suivi des nominations aux journaux officiels. Il tient à jour les répertoires et organigrammes en fonction des nominations : élus, cabinets ministériels, partenaires institutionnels, conseillers techniques
- Il ou elle a la responsabilité de l’actualisation de l’annuaire commun des Préfets, et la mise à jour des contacts. Il ou elle est également responsable de l’organisation et du suivi des vœux du Préfet de police
- Il ou elle assure le suivi des parapheurs à la signature du Préfet de police.
Vos perspectives
Évolution vers un poste de responsabilités équivalentes et/ou supérieures.
Durée attendue sur le poste : 3 ans

Profil recherché :
Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique-bureautique
/ niveau maîtrise - requis
Connaître l'environnement professionnel
/ niveau maîtrise - requis
Savoir-faire
Savoir manager
/ niveau maîtrise - requis
Savoir s'organiser
/ niveau maîtrise - requis
Savoir travailler en équipe
/ niveau maîtrise - requis
Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines
/ niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter
/ niveau pratique - requis
Savoir communiquer
/ niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir
/ niveau maîtrise - requis

L'employeur :
Votre environnement professionnel
Liaisons hiérarchiques
Le Préfet de police
La Directrice de Cabinet
La Directrice Adjointe du Cabinet
La Cheffe de Cabinet
Liaisons fonctionnelles
Les membres du Cabinet (corps préfectoral et conseillers techniques), le Service du Cabinet, les directions et services de la préfecture de police, les élus et les services des différents ministères.