Assistant services à la population (h/f) - MAIRIE DE VERNY

L'assistant.e de services à la population exerce des fonctions administratives polyvalentes concourant au bon fonctionnement des services municipaux et à la continuité du service public local. Placé.e sous l'autorité de la Secrétaire générale et du Maire, il.elle assure l'accueil et l'information des usagers, la gestion de procédures administratives relevant notamment de l'état civil, des titres sécurisés, du cimetière communal et des actes administratifs. Elle participe également à l'organisation, au suivi et à la conservation des documents administratifs de la collectivité.
Relevant du cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux (catégorie C), elle met en œuvre des tâches d'exécution administrative nécessitant rigueur, discrétion, sens de l'organisation et qualité d'accueil du public. Par sa polyvalence, elle constitue un interlocuteur privilégié des administrés et contribue à la qualité du service rendu à la population.
Cette fonction implique le respect des obligations de neutralité, de discrétion professionnelle et de confidentialité inhérentes à l'exercice des missions de service public.
ACCUEIL DU PUBLIC ET SECRÉTARIAT
Accueil physique et téléphonique :
- accueillir, renseigner et orienter les administrés,
- assurer la réception et le traitement des appels téléphoniques,
- identifier et gérer les demandes usagers,
- transmettre les messages à la secrétaire générale et aux services concernés.
Gestion administrative courante :
- rédaction et mise en forme de courriers administratifs simples,
- gestion des courriels génériques de la collectivité.
DISPOSITIF DE RECUEIL DES TITRES SÉCURISÉS (CNI et Passeports)
- accueillir les usagers souhaitant effectuer une demande de carte nationale d'identité ou de passeport,
- vérifier la complétude du dossier,
- enregistrer les demandes dans les applications dédiées,
- recueillir les données biométriques,
- assurer le suivi des dossiers,
- remettre les titres sécurisés aux usagers,
- appliquer les consignes de sécurité et de confidentialité.
ÉTAT CIVIL
- établir les actes d'état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès),
- recevoir les demandes de changement de nom et/ou prénom,
- délivrer les copies et extraits d'actes,
- tenir à jour les registres d'état civil,
- assurer les mentions marginales,
- préparer les dossiers de mariage et de PACS.
CLASSEMENT ET ARCHIVAGE
- organiser et tenir le classement des dossiers administratifs,
- réaliser l'archivage physique et numérique des documents,
- assurer le respect des procédures de conservation des archives,
- faciliter la recherche et la consultation des documents archivés.

Profil recherché :
SAVOIRS/CONNAISSANCES
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics,
- notions de droit administratif et d'état civil,
- règlementation relative aux titres sécurisés,
- règles de gestion des archives publiques.
SAVOIR FAIRE / COMPÉTENCES TECHNIQUES
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité,
- préparer les documents de suivi des décisions administratives,
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre,
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
- rechercher des informations, notamment réglementaires,
- vérifier la validité des informations traitées,
- utilisation des logiciels métiers,
- classement et organisation documentaire.
SAVOIR ÊTRE / APTITUDES
- sens du service public,
- qualités relationnelles,
- capacité de gérer des dossiers très variés,
- sens de l'organisation,
- autonomie dans l'exécution des missions.
CONTRAINTES PARTICULIÈRES
- devoir de réserve,
- obligation de confidentialité et de discrétion professionnelle dans le traitement des données personnelles et des informations sensibles,
- respect des procédures liées aux données personnelles,
- disponibilité ponctuelle lors d'opérations d'état civil particulières.
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
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À propos de l'offre
Informations complémentaires
Envoyer lettre de motivation et Curriculum Vitae
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Conditions particulières d’exercice
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif
Fondement juridique
Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Statut du poste
Vacant à partir du 24/10/2026
Métier de référence
Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
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Ressources humaines

L'employeur :
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
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