Assistant événementiel

Imagine et organise tout ou une partie d'événements, afin de servir les besoins en communication de son entreprise ou de ses clients. Assure la réussite de chaque événement (conférences, séminaires, événements sportifs et culturels, soirées festives, inaugurations), en tenant compte du cahier des charges et des prestataires. Coordonne l'ensemble des moyens humains, matériels, techniques et logistiques nécessaires à leur bon déroulement. Peut s'occuper de la communication autour du projet et rechercher d'éventuels partenaires, sponsors, mécènes pour pouvoir en faciliter la mise en œuvre. Planifie les tâches à exécuter et gère les éventuels aléas d'organisation et de budget tout au long du projet.

Compétences attendues :
- Avoir l'esprit d'équipe
- Etre ouvert aux changements
- Faire preuve de créativité, d'inventivité
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Compétences à acquérir :
- Animation Concevoir une animation événementielle
- Management Animer, coordonner une équipe
- Management Concevoir les modalités de l'événement selon les objectifs et le budget, en apportant son expertise et sa créativité sur les moyens et outils à mobiliser
- Communication, Multimédia Etre garant du respect des exigences de sécurité et de qualité relatives à l'ensemble de l'événement, de sa préparation à sa clôture
- Communication, Multimédia Mettre en oeuvre des actions de communication
- Communication, Multimédia Mettre en place des stratégies de marketing pour des événements
- Communication, Multimédia Planifier les différentes tâches nécessaires à la réalisation de l'événement
- Communication, Multimédia Superviser l'événement afin de s'assurer du bon déroulement du planning
- Prévention des risques Analyser et prévenir les risques
- Logistique Coordonner les étapes de l'organisation de l'événement et de son animation, en s'assurant du respect des délais et des obligations contractuelles
- Logistique Mettre en oeuvre l'organisation matérielle et logistique d'un événement
- Logistique Organiser et superviser l'approvisionnement, la logistique d'un événement
- Pilotage et maîtrise des coûts Analyser une réponse à un appel d'offres
- Pilotage et maîtrise des coûts Contrôler la réalisation et les coûts d'une prestation
- Pilotage et maîtrise des coûts Estimer les coûts et les délais d'une activité ou d'une prestation
- Pilotage et maîtrise des coûts Identifier et sélectionner des fournisseurs, sous-traitants, prestataires
- Pilotage et maîtrise des coûts Sélectionner et superviser les prestataires qui interviendront sur l'événement
- Gestion et contrôle Détailler et négocier le budget alloué à l'événement
- Gestion et contrôle Elaborer, suivre et piloter un budget
- Gestion et contrôle Gérer le budget de son unité
- Droit, contentieux et négociation Réaliser la gestion administrative des contrats
- Droit, contentieux et négociation Réaliser le suivi d'une action, accord ou convention
- Protection des personnes et de l'environnement Gérer les déchets et le recyclage de manière écologique
- Protection des personnes et de l'environnement Promouvoir l'utilisation de matériaux naturels et écologiques
- Relation client Recueillir et analyser les besoins client
- Développement commercial Développer et fidéliser la relation client
- Développement commercial Développer un portefeuille clients et prospects
- Développement commercial Etablir les objectifs et le cahier des charges de l'événement, en interne ou avec son client, selon la culture de l'organisation concernée
- Développement commercial Mettre en oeuvre un plan marketing, une stratégie de marque et de communication
- Développement commercial Organiser et proposer une prestation traiteur
- Développement commercial Réaliser une veille de marché, une veille concurrentielle
- Développement commercial Répondre à un appel d'offre
- Stratégie de développement Assurer la sécurité des visiteurs et du personnel
- Stratégie de développement Concevoir et gérer un projet
- Stratégie de développement Développer et piloter un réseau d'organisations partenaires
- Stratégie de développement Négocier avec les prestataires externes
- Communication Travailler en groupe, en réseau
- Organisation Faire preuve d'agilité dans son action selon les contextes
- Organisation Réagir face à l'imprévu et être force de proposition en cas de dysfonctionnement
- Organisation Utiliser les outils numériques

Conditions d'accès :
- Cet emploi est accessible avec un diplôme de niveau Bac+3 à Bac+5 dans le secteur de la communication, du commerce, de l'événementiel. En fonction du diplôme obtenu et des expériences passées, il peut être nécessaire de débuter par un poste d'assistant chef de projet événementiel. La pratique d'une langue étrangère peut être exigée.

L'entreprise :
La SARL Victoria exploite le Domaine Santa Maria, lieu événementiel situé au Pays Basque accueillant principalement mariages, événements privés et professionnels.

Nous recherchons une personne en stage (6 mois) ou en alternance (1 an) pour accompagner notre petite équipe dans l’organisation des événements et le fonctionnement quotidien du Domaine.

Missions : préparation et coordination des événements, assistance terrain, suivi administratif, accueil clients, communication et réseaux sociaux, création de contenus et participation aux différents projets du Domaine.

Nous recherchons un profil polyvalent, organisé, autonome et réactif, avec une bonne capacité d’adaptation. La maîtrise de Canva, CapCut et des outils d’IA est un plus. Flexibilité horaire nécessaire selon les événements.