Assistant.e gestionnaire

Les principales tâches sont les suivantes :
- Stratégie d'achat : il contribue à l'analyse des besoins, leur définition, les prévisions d'achat
- Préparation et conception des marchés publics : il garantit la conduite de la procédure et contribue à l'activité de rédaction et
de contrôle des documents contractuels nécessaires à la passation et à la constitution des marchés publics. Il gère la publication
et assure le suivi de toutes les étapes de la procédure d’achat (analyse des offres, rédaction des rapports de présentation,
notification, …)
- Suivi et exécution des marchés : il aura plus particulièrement en charge le suivi technique de l’exécution de la dépense
(consommation, seuils, respect des engagements contractuels), des échéances et des reconductions (tableaux de bord).
Compte-tenu des spécificités de l'École, l'élaboration et le suivi des marchés supposent une collaboration active et concertée
avec les différents services dépensiers. En conséquence, l'assistant participe activement aux réunions de travail relatives à ces
suivis et avec les différents titulaires
- Préparation de projets de rapports, notes et courriers relatifs à l'exécution des marchés et leur suivi, à des instructions internes,
à des réponses contentieuses
La cellule marchés publics a également pour mission de prendre en charge le suivi de la dépense pour certaines activités de
l'École : la programmation et l'engagement des vérifications réglementaires (planning des interventions/commandes), la gestion
de flotte des véhicules, sans compter la vérification technique et juridique des factures de certains marchés notamment sur le
gardiennage, le nettoyage, des devis sur BPU (gardiennage, rénovation intérieure...).
De manière exceptionnelle, en remplacement du RGB, vous pourrez être amené à assister à des réunions ou regroupements à
l’extérieur en lien avec l’actualité de l’achat public.

Vos interlocuteurs métiers
Les services de l’École, DIR-SG Grand-Centre, PFRA, administration centrale et fournisseurs.

Profil recherché :
Connaissances
Connaissances administratives et des circuits
administratifs ou institutionnels
Connaissances du statut général de la fonction
publique et des statuts particuliers
Maîtrise des outils bureautiques (EXCEL, WORD,
OPEN OFFICE) ou collaboratifs (TEAMS)
Qualités rédactionnelles
Qualités d’analyse et de synthèse
Savoir-faire

Appliquer des textes réglementaires
Organiser sa charge de travail
Capacité à définir des priorités et gérer des
urgences
Capacité à faire preuve de réactivité
Capacité à travailler en équipe
Savoir-être
Capacités d’adaptation Curiosité intellectuelle
Sens des relations humaines
Rigueur et méthode
Sens de l’initiative
Sens de l’organisation
Devoir de réserve et de loyauté
Offres de formation associées à votre prise de poste
Selon le profil et les besoins du candidat, l’ENG accompagne toute arrivée et adaptation à l’emploi.
Possibilité de formation tout au long de l’année sur demande de l’agent.
Perspectives d’évolution professionnelle
Développement de compétences variées et progression de grade et/ou corps par le biais des examens professionnels.
Compétences attendues
Avoir une expérience de gestion documentaire

L'employeur :
L’École nationale des greffes a pour mission la mise en œuvre de la politique nationale relative à la formation professionnelle
initiale et continue des agents des services judiciaires. Cette mission relève de la direction des activités pédagogiques déclinée
en trois sous-directions : la formation à l’encadrement et à l’environnement judiciaire, la formation aux méthodes et techniques
de greffe et le suivi des stages et des parcours professionnels.
Le secrétariat général assure l’ensemble des « fonctions supports » : RH, informatique, budget et logistique.
A l’Ecole Nationale des Greffes, le.la secrétaire administratif.ve exerce des tâches de gestionnaire administratif, d’assistance de
service ou de direction, de rédaction, de contrôle ou d’analyse. Au sein de son service d’affectation, selon la taille de l’équipe, il
peut être amené à assurer un encadrement intermédiaire.

Les besoins RH au moment du recrutement sont situés au sein du Secrétariat général, et plus particulièrement à la cellule
Marchés publics du Service budgétaire dont la mission est de coordonner les services dépensiers de l’école dans les prévisions
et l’exécution des dépenses, d’assurer le remboursement des frais de déplacement des personnels et des stagiaires. Il a également en charge la stratégie achat de l’école ainsi que la gestion technique et administrative des contrats et marchés.
Descriptif du service
Les missions de l’assistante gestionnaire vont l’amener à travailler sur la thématique relevant de la cellule Marchés publics :
suivre l'ensemble des marchés publics de l'École nationale des greffes (autour de 40 marchés et contrats en cours). Il/elle
travaille en binôme pour garantir une polyvalence et une continuité de suivi des dossiers avec son homologue. L'agent est
amené à collaborer avec l'ensemble des services de l'ENG et les partenaires extérieurs travaillant sur la fonction achat.
Composition et effectifs du service : 1 chef de service, attaché d’administration, 3 B (SA) et 3 adjoints administratifs.
Votre hiérarchie
N+1 : Chef de service, Responsable de la gestion budgétaire et des marchés publics
N+2 : Secrétaire générale