ASSISTANT(E) FRAIS GENERAUX H/F

A la recherche d'une nouvelle aventure professionnelle ?
Vos projets, vos compétences et votre enthousiasme nous intéressent.
Et si nous partagions plus qu'un café ?
En pleine croissance, le Groupe MaxiCoffee renforce ses équipes.
Rejoignez nous en tant qu'Assistant(e) Accueil / Frais Généraux H/F !
Rattaché(e) au pôle financier du groupe et sous la responsabilité de la responsable des Frais Généraux, vous assurez l'accueil du Siège Social, la gestion réception de petits colis, la gestion du courrier, administrez le planning des salles de réunion le suivi administratif et opérationnel des contrats de frais généraux, des baux et des moyens d'exploitation associés. La raison d'être d'assurer un accueil souriant, vous êtes l'image de l'entreprise, ainsi que de fiabiliser et de fluidifier la gestion des frais généraux, en sécurisant la donnée contractuelle et la conformité de la facturation sur lesquelles s'appuie le service financier.

Vos missions au quotidien:

Assurer l'accueil du Siège social
Effectuer la veille réglementaire et de conformité des locaux du Groupe
Gérer administrativement les baux commerciaux et les contrats de frais généraux, en lien avec les prestataires et les services internes.
Paramétrer et suivre les contrats dans l'ERP.
Vérifier la facturation fournisseurs liée aux frais généraux et identifier les écarts et les traiter après du partenaire.
Assurer le suivi des échéances contractuelles et alerter sur les renouvellements.
Assurer le suivi administratif de la flotte de téléphonie fixe et mobile et des cartes SIM d'exploitation
Assurer le classement et l'archivage. des documents contractuels (baux, contrats, attestations d'assurance, etc.).

Ce que vous avez à partager :
- Votre sourire et votre dynamisme
- Votre esprit d'équipe et de coopération
- Le respect des normes
- Votre discrétion et votre sens de la confidentialité
- Votre sens de l'organisation

Ce que nous attendons :
- Vous possédez idéalement une première expérience réussie sur un poste identique, dans un pôle administratif , un service des Frais Généraux ou dans un environnement similaire.
- Vous maîtrisez les outils informatiques.
- Vous êtes capable de coordonner des prestataires externes / parties prenantes (suivi des actions, tenue du planning, ...).
- Vous savez mettre en oeuvre et expliquer les règles de gestion des dépenses (devis, factures, notes de frais, etc.).
- Vous appréciez travailler dans une ambiance collaborative et conviviale.
- Vous êtes capable d'analyser des données et de réaliser un reporting.

Rejoindre notre équipe, c'est profiter d'avantages alignés avec nos valeurs et notre culture interne.
MaxiCoffee s'engage à offrir un environnement inclusif : chaque poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.