Assistant(e) en gestion administrative - Recrutement, Formation et Accompagnement RH

Dans un cadre défini par la responsable du pôle développement RH, assurer la gestion administrative, l'exécution budgétaire et la mise en œuvre opérationnelle et logistique des activités du pôle développement RH, englobant le recrutement, la formation continue et l'accompagnement RH.
Activités principales
Formation continue : mettre en œuvre le plan régional de formation
- Mettre en œuvre les formations inscrites au plan régional : organisation matérielle (planning, réservation des salles, convocations, attestations¬ de présence, listes d’émargement…), suivi des stagiaires, contrats et conventions avec les formateurs et organismes, en lien avec la responsable de pôle.

- Établir les bons de commande, vérifier la conformité des factures, renseigner le système d’information budgétaire SIFAC+ et assurer le suivi des frais de missions des agents (via Notilus) pour garantir la conformité du suivi budgétaire des actions de formation
- Exploiter le SIRH (Sirène) : saisie, suivi et extraction des données de formation
- Recueillir les avis des stagiaires à l’issue des formations et en établir un document de synthèse
- Tenir à jour les tableaux de bord de suivi
Accompagnement RH : appui aux plans d’action individuels et collectifs
- Organiser les rendez-vous de suivi RH : prise de rendez-vous, envoi des convocations, gestion du planning, en lien avec la responsable du pôle
- Préparer les dossiers avant les entretiens : recueil et vérification des pièces, mise à jour des outils de suivi
- Assister aux entretiens pour la prise de notes et rédiger les comptes rendus
- Assurer les relances et la traçabilité des dossiers
Recrutement : campagnes d’emploi, recrutements contractuels, suivi des stagiaires et traitement des candidatures spontanées
- Réceptionner les profils de poste ouverts au recrutement et assurer un premier contrôle de cohérence
- Publier les offres de recrutement sur les différents canaux et assurer le suivi des candidatures
- Organiser la logistique des entretiens (planning, convocations, salles…)
- Veiller à la bonne tenue du suivi des fonctionnaires stagiaires, en organisant les points d'étape avec la responsable du pôle.
- Relayer aux bons interlocuteurs les candidatures spontanées

Profil recherché :
Connaissances
Connaissance de l'environnement de la fonction publique (souhaitable)
Intérêt pour les domaines du recrutement et de la formation professionnelle
Techniques de gestion administrative et budgétaire
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) et capacité d’adaptation à de nouveaux systèmes d’information (type Sirène, SIFAC+, Chorus…)
Techniques rédactionnelles et d’élaboration de documents
Savoir-faire

Appliquer des procédures et des règles
Savoir rendre compte
Planifier des activités
Utiliser Excel pour construire, mettre à jour et exploiter des tableaux de bord (formules, mise en forme, extraction et analyse de données)
Suivre l'exécution d'un budget au quotidien : établir des bons de commande, contrôler la conformité des factures, tenir à jour un tableau de suivi des dépenses…
S'exprimer de façon claire, concise et explicite, à l'oral comme à l'écrit
Rédiger des notes, comptes-rendus, synthèses
Aptitudes
Sens de l’organisation et de la priorisation
Rigueur et fiabilité
Capacité d’adaptation
Discrétion et sens de la confidentialité
Expérience(s) souhaité(s)
Une expérience professionnelle en gestion administrative serait souhaitable, particulièrement appréciable dans le domaine de la formation continue
Niveau de diplôme et formation(s)
Minimum Bac +2 en Secrétariat / Gestion / Ressources Humaines

L'employeur :
La délégation régionale Inserm Nord-Ouest, localisée sur Lille au cœur du centre hospitalo-universitaire, représente la direction générale de l’Inserm en région et administre 31 structures de recherche situées sur Lille, Rouen, Caen et Amiens dans lesquelles travaillent 450 agents Inserm.
Constituée d’une quarantaine d’agents, elle assure un accompagnement et une gestion de proximité des structures de recherche aux niveaux financier, immobilier, ressources humaines, partenariat et valorisation de la recherche, prévention des risques.

Descriptif du service
Le service Ressources Humaines de la Délégation régionale Nord-Ouest (DRNO), placé sous la responsabilité de la RRH se compose de deux pôles : le pôle gestion RH, et le pôle développement RH. La personne recrutée exercera son activité au sein de ce second pôle.