Assistant(e) de Gestion – Transformation Digitale & IA

L' Assistant de gestion administrative gère la coordination et l'efficacité des processus administratifs au sein des entreprises. Organise et supervise la gestion administrative quotidienne de l'entreprise ou du service Assure le suivi des dossiers administratifs et la mise à jour des documents nécessaires Gère la correspondance et les communications internes et externes Prépare et coordonne les réunions, les déplacements et les événements professionnels Assiste les équipes dans la gestion de projets et le suivi des échéances Contribue à l'amélioration des procédures administratives pour optimiser les flux de travail

Compétences attendues :
- Avoir l'esprit d'équipe
- Faire preuve d'autonomie
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Compétences à acquérir :
- Management Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail
- Communication, Multimédia Gérer la communication interne et externe
- Data et Nouvelles technologies Maintenir à jour les dossiers administratifs
- Data et Nouvelles technologies Mettre à jour un dossier, une base de données
- Data et Nouvelles technologies Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM)
- Gestion des stocks Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs
- Gestion des stocks Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks
- Gestion administrative et comptable Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement
- Gestion administrative et comptable Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers
- Gestion administrative et comptable Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.)
- Gestion administrative et comptable Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation)
- Gestion administrative et comptable Définir les plannings et congés de ses équipes
- Gestion administrative et comptable Effectuer le suivi des commandes, la facturation
- Gestion administrative et comptable Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc)
- Gestion administrative et comptable Gérer les plannings d'utilisation des équipements
- Gestion administrative et comptable Gérer un planning
- Gestion administrative et comptable Organiser des déplacements professionnels
- Gestion administrative et comptable Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
- Pilotage et maîtrise des coûts Assurer la gestion administrative d'une activité
- Pilotage et maîtrise des coûts Assurer le suivi de dossiers administratifs
- Pilotage et maîtrise des coûts Elaborer une stratégie d'achat, optimiser la procédure d'achat
- Pilotage et maîtrise des coûts Utiliser les outils de gestion et de la relation client
- Gestion et contrôle Améliorer des procédures administratives
- Gestion et contrôle Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes)
- Gestion et contrôle Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux
- Gestion et contrôle Réaliser des opérations comptables
- Gestion et contrôle Réaliser une gestion comptable
- Gestion et contrôle Traiter les factures et les rapprochements bancaires
- Gestion et contrôle Vérifier les factures et les paiements
- Droit, contentieux et négociation Rechercher une solution à l'amiable pour prévenir les impayés ou engager une procédure en précontentieux
- Droit, contentieux et négociation Réaliser la gestion administrative des contrats
- Relation client Accueillir, orienter, renseigner un public
- Relation client Assister les collaborateurs au niveau commercial et technique
- Relation client Fournir des informations claires et précises par téléphone
- Relation client Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
- Relation client Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
- Développement commercial Concevoir un devis ou un projet de contrat
- Développement commercial Développer et fidéliser la relation client
- Développement commercial Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects
- Développement commercial Fournir des devis détaillés et des explications sur les coûts
- Développement commercial Gérer les réservations et les itinéraires de voyage
- Développement commercial Maintenir une relation clientèle de qualité
- Développement commercial Négocier des conditions commerciales
- Développement commercial Réaliser des actions de prospection de vente ou de location
- Stratégie de développement Développer des stratégies pour améliorer l'efficacité administrative
- Stratégie de développement Elaborer des tableaux de bord
- Stratégie de développement Optimiser la performance de l'organisation
- Stratégie de développement Planifier et mettre en œuvre des projets administratifs
- Stratégie de développement Promouvoir une culture d'amélioration continue
- Communication Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison)
- Communication Organiser des réunions internes
- Communication Relayer de l'information
- Organisation Classer des documents
- Organisation Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi)
- Organisation Utiliser les outils numériques

Conditions d'accès :
- Cet emploi est accessible avec un Bac + 2 à Bac + 4 un diplôme en management et gestion des entreprises.

L'entreprise :
Créée en 2020, ALVA est une entreprise spécialisée dans l’installation électrique en haute et basse tension (HT/BT) ainsi qu’en courants faibles. Nous réalisons principalement des travaux neufs (90%) et de rénovation (10%) dans les secteurs tertiaire et industriel, en intervenant sur des projets significatifs.

Grâce à une équipe de 25 collaborateurs, nous mettons notre expertise au service de nos clients, en garantissant qualité et conformité, appuyées par notre certification QUALIFELEC MGTI fort et faible.