Assistant(e) de formation F/H

Missions générales
Sous la responsabilité du Responsable de Formation, l’Assistant(e) de formation assure la gestion administrative et financière des actions de formation, le suivi budgétaire, la communication interne et externe et la gestion logistique du service formation.
Missions permanentes
Gestion administrative des actions de formation et dispositifs DRH
Créer les formations (stages et sessions) dans le logiciel HR formation.
Gérer les inscriptions en formation (tableaux d’inscription en ligne, formulaires papier).
Veiller au suivi des inscriptions en formation dans HR Formation.
Adresser les convocations (sauf pour les inscriptions en ligne).
Gérer les présences, les absences et clôturer les sessions de formation dans HR Formation.
Envoyer les attestations de formation aux agents.
Editer les passeports de formation.
Gérer les stages hors services de soins.
Participer à la mise en œuvre d’une action de formation (feuilles d’émargement, mise à disposition du matériel, traitement des questionnaires de satisfaction),
Gérer les dossiers de financement de la campagne des promotions professionnelles (PP) et de la campagne DU-Master
Gestion économique et financière
Appliquer et suivre les procédures liées aux achats de formations collectives et individuelles payantes dans le respect du Code des Marchés Publics et en lien avec l’Economat (utilisation du logiciel SAP).
Payer les formateurs occasionnels.
Renseigner et actualiser le tableau partagé de suivi budgétaire.
Contrôler et établir les remboursements de frais de mission (déplacements des personnels en formation ou réunion).
Communication interne et externe
Assurer la permanence du service formation sur des plages horaires définies.
Assurer l’accueil physique et téléphonique.
Informer le public sur les dispositifs de formation continue.
Assurer l’affichage des fiches pédagogiques de formation et des concours.
Gérer les dossiers de financement des campagnes de promotion professionnelle (PP)
Traiter les mails.
Archiver les documents liés aux formations.
Gestion logistique du service formation
Gérer le planning des salles de formation en lien avec la responsable formation.
Assurer l’ouverture et la fermeture des salles de formation.
Accueillir les intervenants et installer le matériel (vidéoprojecteur, ordinateur, paperboard, etc…).
Superviser quotidiennement l’installation et la remise en état des salles.
Contrôler le bon état et la disponibilité du matériel, tableaux, matériel informatique et de vidéo projection.
Effectuer les commandes de fournitures, les demandes d’approvisionnement et d’intervention.

Profil recherché :
Posséder une expérience significative en secteur administratif,
Maîtriser les outils bureautiques
- Word (présentation et mise en page d’une convention de formation MAPA (marché à procédure adapté)
- Excel (création de tableaux d’inscription en ligne, utilisation du tableau bord commun du suivi des formations engagées)
- Outlook (Gestion des e-mails)
- Savoir se servir d’intranet et d’internet
- Connaitre la structure AP-HP et son fonctionnement
Recommandé :
Connaitre les outils NSI gestion : HRa Formation, SAP financier,
Lime Survey, Formaphp
Qualités professionnelles requises :
Avoir le sens de l’organisation et être rigoureux(se),
Posséder des qualités relationnelles,
Avoir l’esprit d’initiative et savoir être réactif(ve),
Savoir rendre compte à sa hiérarchie,
Posséder le sens du travail en équipe,
Faire preuve de discrétion et de disponibilité.
À propos de l'offre
Métier de référence
Responsable d'ingénierie de formation
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