Assistant(e) de direction

Missions et activités principales :
Le titulaire du poste assiste le directeur dans l’organisation quotidienne de son activité : gestion de l’agenda, préparation et suivi des dossiers, organisation des réunions et des déplacements, ainsi que prise en charge des aspects logistiques liés aux fonctions de direction.
Il assure le traitement matériel et administratif des courriers entrants et sortants, veille à leur diffusion et à leur suivi, et garantit la bonne circulation et la complétude des parapheurs de la DAC et de la préfecture.
Il alerte le directeur de la réception des courriers signalés ou réservés.
Il participe à la préparation des réunions et peut assister à certaines d’entre elles, notamment le CODIR hebdomadaire, dont il assure le suivi administratif.
Il contribue à l’organisation du travail de l’équipe de direction et facilite la coordination interne.
Il assure l’accueil physique et téléphonique, ainsi que les liaisons avec les interlocuteurs internes et externes. Il peut également être chargé du traitement de dossiers ponctuels et du suivi d’affaires réservées.

Profil recherché :
CONNAISSANCES
- Techniques de communication
- Techniques de secrétariat bureautique
- Classement et archivage
- Outils bureautiques
- Environnement professionnel
SAVOIR-FAIRE
- S’adapter aux différents interlocuteurs
- Filtrer et orienter les informations
- Réaliser un plan de classement
- Rédiger et mettre en forme des documents
- Communiquer
COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES
- Être rigoureux
- Être autonome
- Esprit de synthèse
- Sens des relations humaines
- Faire preuve de discrétion
- Capacité d’adaptation
- Réactivité

L'employeur :
La Direction des affaires culturelles de La Réunion est le service déconcentré du ministère de la Culture à La Réunion placé sous l’autorité du Préfet. Elle accompagne, soutient ou prend des initiatives en partenariat avec les collectivités territoriales ou des établissements d’enseignement supérieur dans l’ensemble des domaines qui relèvent de son action : patrimoines, développement culturel, coopération régionale et internationale…
Descriptif du service

La DAC comprend 29 agents se répartissant comme suit :
• direction : 4 agents (directreur, adjoint au directeur, chargé de communication, assistant de direction) ;
• pôle « développement culturel » : 5 conseillers sectoriels (théâtre et arts associés/cinéma et image animée, musique/danse, éducation artistique et culturelles / politique de la ville, livre et lecture/langues de France/presse/archives, arts visuels/musées/enseignement supérieur/PCI) ;
• pôle « patrimoines » : CRMH (5 agents), UDAP (4 agents), SRA (3 agents) ;
• service administratif et financier (8 agents : 2A, 6B)