Assistant(e) de direction

En tant qu’assistant(e) de direction au sein de la Direction générale, vous assurez le secrétariat de la direction, participer à la gestion de l’ENPJJ et assurer la mise en œuvre administratives, et logistique des formations et journées d’études pilotées par un membre de la direction générale. Vos missions principales :
· Accueil physique et téléphonique, traitement du courrier, archivage.
· Gérer les aspects logistiques de la direction générale en lien avec le secrétariat général

· Enregistrement et distribution du courrier départ et arrivée
· Tenue des agendas et plannings
· Gestion administrative des formations : constitution des dossiers, réservation des salles, convocations, attestations de stage, suivi des présences…
· Planifier et organiser les réunions de la direction générale
· Préparer les aspects administratifs, financiers et logistiques des évènements, des séminaires et instances organisées par la Direction générale
· Rédiger et diffuser les comptes rendus de CODIR et du COLDIR
· Collecter et renseigner des tableaux de suivi de commande et assurer les relances
· Préparer les fonds de dossier pour la direction générale
· Assurer la gestion administrative du processus de sélection des candidatures du Cycle Interinstitutions de Management Supérieur des Services Publics (en lien avec la direction du service de la formation) : diffuser des informations relatives à l’appel à candidature, collecter les candidatures, transmettre pour validation à la DPJJ les dossiers candidatures retenus par la direction générale et envoyer les courriers de réponses positives ou négatives aux candidats

Profil recherché :
Connaisances
Techniques de secrétariat
Environnement administratif et institutionnel
Techniques de classement et d’archivage
Applications métiers (Harmonie, Chorus)
Chartes graphiques
Savoir-faire
travailler en équipe et en transversalité
Maîtriser les délais
Rédiger
Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines
Être réactif
Faire preuve de discrétion
Être rigoureux

L'employeur :
Dans le cadre des orientations fixées par la direction de la protection judiciaire de la jeunesse, l’ENPJJ a pour mission la mise en œuvre de la politique nationale relative à la formation professionnelle des agents de la PJJ. Elle est chargée d'assurer :
· La formation initiale des fonctionnaires de la PJJ
· Les formations continues au bénéfice des agents de la PJJ et des autres fonctionnaires et magistrats du ministère de la justice. En outre, elle peut concourir à la formation des professionnels extérieurs concernés par les questions entrant dans le champ d'action et de compétences de la protection judiciaire de la jeunesse

· La préparation à des concours de la fonction publique. Au titre du dispositif sur l'égalité des chances, l'école assure l'organisation de classes Prépa Talents
· Le développement des activités de recherche, de documentation et d'édition
· Le développement et la mise en œuvre d'actions de partenariat et de coopération avec d'autres établissements ou organismes d'enseignements ou de recherche, français ou étrangers.
Descriptif du service
La direction du service de la formation est constituée de pôle(s) :
- territoriaux de formation (9) situés en inter régions
- interventions éducatives, situé en site central (Roubaix)
- gouvernance, situé en site central (Roubaix).
Vous serez placé(e) sous l’autorité de la directrice générale de l'ENPJJ
La Direction générale est composée d’une directrice générale, d’un directeur adjoint, une cheffe de cabinet et des 5 chargé(e)s de mission