Assistant-e de développement social et de planification (H/F)

Soutenue notamment par les caisses de retraite, en partenariat avec son réseau d'animateurs et les partenaires locaux (mairie, CCAS/CIAS), l'ASEPT Gironde (Association Santé Education et Prévention sur les Territoires) met en place des ateliers collectifs de prévention santé sur tout le territoire de la Gironde.
L'Assistant-e de développement social et de planification assure, d'une part, des missions transversales liées à la gestion courante de l'association et, d'autre part, la planification, la coordination administrative et le suivi des actions collectives de prévention santé mises en œuvre par l'ASEPT Gironde, en lien avec les partenaires, les intervenant.es et les membres de l'équipe.

Missions principales
Décliner, sur le territoire de Bordeaux et de la métropole, les objectifs régionaux de développement des actions de prévention.
Élaborer et suivre la programmation des ateliers afin d'atteindre les objectifs d'actions fixés sur le territoire.
Rechercher les lieux, structures et partenaires permettant la mise en œuvre des ateliers et assurer leur programmation.
Assurer le suivi du calendrier des actions et ajuster la programmation en fonction des inscriptions, des contraintes des partenaires et des disponibilités des intervenant-es.

Développement et animation du réseau de partenaires
Entretenir et développer les relations avec les partenaires existants (collectivités, structures accueillant des seniors, etc.).
Identifier et prospecter de nouveaux partenaires afin de développer l'offre d'ateliers sur le territoire.
Présenter les actions et parcours de prévention aux partenaires et favoriser leur mobilisation.
Être l'interlocuteur-rice privilégié-e des partenaires dans la préparation et le suivi des actions.

Gestion et suivi des participant-es
Assurer la promotion des ateliers auprès des publics seniors et contribuer à leur mobilisation.
Gérer les inscriptions par téléphone et par mail : information des participant-es, enregistrement des inscriptions, relances et suivi des listes.
Apporter un premier niveau d'information sur les actions proposées et orienter les demandes vers les interlocuteur-rices concerné-es.
Veiller au bon remplissage des ateliers et mettre en œuvre, lorsque nécessaire, des actions de mobilisation complémentaires.

Suivi administratif et logistique des actions
Assurer le suivi administratif des actions en amont, pendant et après leur réalisation : constitution et mise à jour des dossiers, préparation des documents nécessaires, saisie dans les outils dédiés et suivi des évaluations.
Préparer les éléments administratifs nécessaires à la réalisation des ateliers et assurer leur suivi jusqu'à leur clôture, notamment les éléments liés à la facturation.
Préparer et diffuser les invitations, supports et documents nécessaires à la mise en œuvre des actions.
Assurer le lien opérationnel avec les animateur-rices du réseau et les intervenant-es afin de garantir la bonne préparation et le déroulement des ateliers.

Participation à la vie de l'Association
Assistance de la Responsable dans tous les actes administratifs, sous délégation.
Participer aux forums & événements contribuant au développement des actions de prévention.
Utiliser efficacement Microsoft Office, Google Workspace et autres outils numériques pour optimiser le flux de travail

Profil recherché
Niveau 3 > Bac Secrétariat, BTS SP3S, BTS, DUT...
Expérience en administration, en gestion de dossiers ou dans un environnement de bureau (expérience en secrétariat ou en service à la clientèle appréciée)
Excellentes compétences en organisation, gestion du temps et multitâche dans un environnement dynamique
Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et systèmes de gestion de données
Capacité à travailler avec rigueur tout en étant flexible face aux priorités changeantes