Assistant.e de cabinet de la présidence F/H - 279

Missions :
L’assistant.e du cabinet assure :
-L’appui à la gestion courante du cabinet
-l’assistance logistique et administrative de la présidente et des son équipe
Activités :
Organiser l’activité professionnelle de la présidente et de l’équipe
Gestion des agendas et prises de rendez-vous
Planification et gestion des déplacements (mission, réunions, conférences et colloques)
Réalisation de travaux préparatoires aux réunions (recherche d’informations, constitution de dossiers)

Filtrage et gestion des appels téléphoniques à l’intention de la présidente et du cabinet
Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs en les renseignant et en les orientant
Gestion du courrier entrant et sortant
Mise en forme de documents
Classement et archivage de dossiers
Suivi du circuit des parapheurs
Gestion et traitement de la messagerie
Appui à l’organisation générale du cabinet :
Définir et mettre en œuvre des procédures de gestion et d’organisation facilitant le traitement de l’information interne et externe
Participation à des projets transversaux portés par la présidence
Participation à l’organisation des réceptions, cérémonies, et événements
Mise à jour de fichiers de données, produire des tableaux de bord
Mise à jour de l’intranet
Participation et rédaction de comptes rendus de réunions
Participation aux réunions de direction de l’équipe présidentielle avec rédaction des relevés de décision
Conditions particulières :
Le poste exige souplesse horaire et disponibilité, ainsi qu’une capacité à gérer des situations d’urgence dans les périodes de surcharge de travail.

Profil recherché :
CONNAISSANCES :
- Bonne connaissance des circuits de l’université et de la règlementation de base qui régit l’université
- Parfaite maitrise des tâches d’assistance de direction
- Techniques d’élaboration de documents
SAVOIRS-FAIRE:
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte

- Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Savoir s’exprimer oralement avec aisance
- Savoir utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
- Avoir de réelles qualités rédactionnelles
- Mettre en œuvre les techniques de classement
SAVOIRS COMPORTEMENTAUX :
- Qualités relationnelles
- Esprit d’équipe
- Autonomie
- Sens de l’initiative
- Sens de l’organisation
- Loyauté
- Rigueur/Fiabilité
- Disponibilité et discrétion
Diplôme BTS Support à l’action managériale souhaitée
Expérience similaire fortement recommandé.
Compte tenu de la fermeture administrative de l’Université du 26 juillet au 17 août, nous vous remercions de bien vouloir tenir compte d'un délai de réponse exceptionnellement plus long durant cette période

L'employeur :
L'Université de Toulouse est un établissement public expérimental (EPE) d’enseignement supérieur et de recherche. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes et d’1 établissement-composante (l’Ecole d’ingénieurs de Purpan), elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.

L’établissement est engagé dans la construction du site toulousain à travers la future transformation en Grand Etablissement en capacité de coordonner, à l’issue de la période d’expérimentation, la stratégie de recherche et de formation du site. La construction de l’EPE implique vingt établissements associés ou partenaires de l’enseignement supérieur et organismes nationaux de recherche, deux établissements de santé et d'autres organismes. Pour atteindre cet objectif, elle s’inscrit dans une feuille de route partagée avec ses établissements associés et partenaires et également dans un plan de transition visant à intégrer d’ici le 31/12/2027 les activités et moyens actuellement portés par la Comue.
Descriptif du service
Le cabinet assiste la présidente et les membres de l’équipe politique dans la réalisation de l’ensemble de leurs missions, notamment en assurant le lien avec les services de l’administration placés sous la direction du Directeur Général des Services.
L’assistant.e de cabinet est placé.e sous l’autorité directe de la cheffe de cabinet.