Assistant.e au sein d'un secrétariat mutualisé - SDFIP

L’assistant.e du secrétariat mutualisé de la SDFIP assure en lien avec la responsable du secrétariat les attributions classiques d’un secrétariat, à savoir les activités quotidiennes suivantes :
- prise de rendez-vous et gestion de l’agenda,
- accueil physique et téléphonique,
- aide à la préparation de réunions,
- organisation des déplacements des agents de la sous-direction via l'application CHORUS-DT et suivi des états de frais,

- répartition du courrier,
- suivi des congés via l'application HARMONIE,
- enregistrement, vérification, suivi et orientation de l’ensemble des parapheurs,
- diffusions et mises en ligne, assistance logistique (commandes de fournitures, demandes d'interventions diverses).
A la demande de la sous-directrice et de son adjoint, ou de sa propre initiative, l'assistant.e est également amené.e à élaborer des outils de suivi.
Il ou elle assure enfin toute autre mission qui pourrait lui être confiée à titre ponctuel par la sous-directrice et son adjoint.
Nombre d’agents à encadrer
☐ A ☐ B ☐ C ✔ Sans objet
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale OUI ☐ NON ✔
Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…)
Un bureau, un ordinateur portable, un double-écran, utilisation d’application propres au ministère de la justice.

Profil recherché :
Connaissances
Connaissance de la fonction publique
Bonne maitrise de l’outil informatique et notamment des logiciels Word et Excel, messagerie Outlook…
Savoir-faire
Avoir le sens de l’organisation et de la méthode
Savoir anticiper et prioriser
Savoir rendre compte et travailler en équipe
Avoir une bonne expression écrite et orale
Savoir-être
Faire preuve de rigueur
Savoir gérer l’urgence et faire preuve de réactivité
Avoir le sens des relations humaines et de l’accueil
Faire preuve d’une parfaite discrétion professionnelle
Avoir le sens du service public
Avoir des capacités d’adaptation

Expériences professionnelles antérieures souhaitées
Expérience d’au moins 2 ans dans le domaine du secrétariat.
Offres de formation associées à votre prise de poste
Formation interne et documentation du service (vade-mecums, modes opératoires, etc.) à disposition.

L'employeur :
Sans justice, il ne peut y avoir de démocratie. Elle est facteur d’ordre, d’équilibre et de lien social. Ministère régalien, le ministère de la Justice a pour mission de concrétiser cet ordre, cet équilibre, ce lien social, à travers son organisation et ses moyens humains et matériels. Il garantit le bon fonctionnement des juridic­tions, prend en charge les personnes qui lui sont confiées par l'autorité judiciaire et prépare les textes de loi et de règlement dans de nombreux domaines : droit de la famille, procédure civile, procédure pénale...

Le secrétariat général a un rôle transversal. Il assure une mission générale d’administration du ministère, de coordination de ses services et de modernisation de son administration centrale et de ses services déconcentrés. Il conduit sa politique d’accès au droit et à la justice, d’aide aux victimes et de coopération européenne et internationale. En savoir plus
La direction des services judiciaires gère l'organisation et le fonctionnement des cours et tribunaux de l’ordre judiciaire (juridictions civiles et pénales du premier degré, juridictions de recours). En savoir plus
Descriptif du service
Au sein de la direction des services judiciaires, la sous-direction des finances, de l'immobilier et de la performance (SDFIP), composée de 6 bureaux et d’environ 100 agents :
- analyse l'activité des juridictions sur la base des statistiques d'activité restituées dans l'outil d'analyse décisionnelle Pharos, est en charge du contrôle de gestion et de la conduite des dialogues de gestion ;
- élabore les documents budgétaires, recueille et évalue les besoins des services judiciaires en fonctionnement, moyens humains et matériels, répartit les moyens nécessaires à leur fonctionnement en lien avec les responsables de budgets opérationnels de programme (BOP) et assure la gestion financière des personnels ;
- contribue pour les services judiciaires à la définition des besoins en matière d' investissements immobiliers et assure le suivi des besoins en matière d'entretien immobilier ;
- définit et met en œuvre les principales orientations de la politique de sûreté dans les juridictions ;
- participe à la politique ministérielle d'achats conduite par le responsable ministériel des achats du secrétariat général et pilote la politique d'achats spécifique aux services judiciaires ;
- contribue par son expertise à la maîtrise des frais de justice et des autres dépenses ;