Assistant du secrétaire général de la préfecture de la Haute-Savoie (H/F)

GROUPE RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
- tenir à jour l’agenda en coordination avec les agendas de l’équipe préfectorale et des principaux chefs de service départementaux
- organiser les réunions du secrétaire général
- participer aux réunions « agendas » et de direction du secrétaire général
- gérer les appels téléphoniques
- commander les fournitures pour le corps préfectoral, la MCI et le BRCE
- gérer l’organisation des déjeuners et diners au sein de la résidence (invitation, menu, plan de table)
- suivre les budgets des résidences préfectorales et les frais de représentation du Préfet, du secrétaire général et du directeur de cabinet
- suivre les congés et absences du secrétaire général
- suivre les temps de travail et absences des directeurs et agents dépendant du secrétaire général
- assurer le suivi des parapheurs et courriers
- assurer la suppléance des autres secrétariats du corps préfectoral au gré des absences et congés
- gérer les déplacements du secrétaire général, ses ordres de mission ainsi que ceux des chargés de mission de la MCI
Spécificités du poste / Contraintes / sujétions :
Polyvalence, réactivité, rigueur, disponibilité, qualité de présentation et diplomatie
Vos perspectives :
Ce poste vous offre la possibilité d’affirmer vos capacités organisationnelles et relationnelles. Il permet une bonne connaissance de l'environnement professionnel, valorisable pour les concours administratifs

Profil recherché :
Vos compétences principales mises en œuvre :
Connaissances techniques
- connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise requis
- avoir des compétences en informatique/bureautique : niveau maîtrise requis
- avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau pratique requis
Savoir-faire
- savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis
- savoir s'organiser : niveau maîtrise requis
- avoir l'esprit de synthèse : niveau pratique requis
Aptitude indispensable à savoir travailler dans l'urgence
Savoir être
- avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis
- savoir s'adapter : niveau expert requis
- savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise requis
- savoir accueillir : niveau maîtrise requis