Assistant de gestion - Mairie de TARBES

La ville de Tarbes recrute un Assistant de gestion (F/H), catégorie C, à temps complet, au service Vie Associative (VA).
Sous l’autorité du Chef de service, vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Vous suivez les dossiers administratifs et gérez les dossiers.
Traiter les dossiers du service :
- Saisie et mise en forme de documents
- Création, gestion et actualisation de bases de données
- Échanges réguliers avec les utilisateurs des salles (associations, organismes et particuliers)
- Élaborer et assurer le suivi et la validité des conventions
- Vérifier la validité des assurances
- Élaborer et mettre à jour le planning des structures, suivre le taux d’occupation et la tarification à l’aide des logiciels à disposition et selon la procédure définie par le service VA
- Éditer les titres de recettes et assurer le suivi de la facturation des salles
- Assurer l’archivage des dossiers du service selon la procédure
- Participer aux événements du service (Forum des associations…)
- Assurer le suivi conjoint avec l’ensemble des agents administratifs VA des interventions sur les bâtiments, en lien avec le service Architecture.
Assurer l’accueil physique et téléphonique du public :
- Orienter, conseiller le public
- Remettre les clés
- Faire l’état des lieux, faire signer les consignes de sécurité
Gérer les accès des bâtiments associatifs
- Gérer les badges d’accès aux bâtiments via un logiciel.
Spécificités du poste :
Travail occasionnel en soirée, les week-ends et jours fériés
Utilisation d’un véhicule de service : permis B obligatoire.
Conditions du poste :
- Poste ouvert aux titulaires de la Fonction Publique. À défaut, les candidatures de contractuels seront étudiées
- Catégorie C, filière administrative
- Cadre d’emploi : Adjoints administratifs
- Rémunération afférente au cadre d’emploi des Adjoints administratifs territoriaux + régime indemnitaire + prime de fin d’année et avantages sociaux
- Durée hebdomadaire du poste : 35 heures
- Horaires de travail : du lundi au vendredi de 8h30 à 17h15

Profil recherché :
- Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de note, rédaction de courriers et actes administratifs divers)
- Maîtrise des procédures administratives
- Maîtrise des logiciels de bureautique
- Techniques de classement de documents papier et en version dématérialisé
- Techniques de communication orale et écrite
- Assurer un accueil du public de qualité
- Savoir filtrer les appels et réorienter si nécessaire
- Connaitre les différentes structures associatives municipales
- Connaître le tissu associatif local entrant dans le champ relationnel du service et de la collectivité.
Vos qualités :
- Polyvalence, adaptabilité
- Diplomatie, patience et pédagogie
- Réactivité, dynamisme, rigueur et sens de l’organisation
- Sens de la discrétion et de la confidentialité
- Sens des relations humaines
- Sens du service public.
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
En savoir plus sur l'employeur
À propos de l'offre
Informations complémentaires
Des renseignements complémentaires pourront être obtenus auprès de Monsieur Renaud MARSAN, Chef du service Vie Associative - 06 13 26 35 35.
Les candidatures (CV+ lettre de motivation + dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) devront être adressées à l'attention de Monsieur le Maire, par mail : rh.recrutement@mairie-tarbes.fr ou par courrier : Mairie de Tarbes - Service Ressources Humaines - Place Jean Jaurès - BP 31329 - 65000 TARBES cedex 9
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Conditions particulières d’exercice
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
Fondement juridique
Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Statut du poste
Vacant à partir du 01/11/2026
Métier de référence
Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
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Ressources humaines

L'employeur :
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
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