ASSISTANT DE GESTION - H/F

Description :

ASSISTANT DE GESTION H/F - GEVREY-CHAMBERTIN (21) - CONTRAT : CDI À MI-TEMPS (50%)

Vous aimez la polyvalence, être au contact d'interlocuteurs variés et vous sentir utile ? Découvrez NOTRE OFFRE D'ASSISTANT-E DE GESTION !

Vous rejoignez le pôle Administration & Finance, une équipe de 5 personnes complémentaires et engagées, en charge de la fiabilisation et du suivi des données administratives, commerciales et financières de l'entreprise.

Rattaché-e à la Responsable du Pôle Administration & Finance, et en collaboration avec l'équipe, vous aurez pour missions :

GESTION DE L'ACCUEIL :

* Assurer l'accueil physique et téléphonique du siège de l'entreprise
* Réceptionner les livraisons et assurer leur bonne distribution

GESTION DES MOYENS GÉNÉRAUX :

* Assurer le suivi administratif de la flotte automobile : entretien, réparations, contrôles techniques, contrats et gestion des sinistres.
* Suivre les stocks de fournitures et consommables et assurer les commandes et réassorts nécessaires.
* Organiser la logistique de certains événements internes et professionnels : repas, réunions, team buildings, accueil de clients, etc.
* Réaliser le suivi des prestations nécessaires au bon fonctionnement des sites : entretien, maintenance, sécurité, recyclage, climatisation, plomberie, contrôles réglementaires, etc
* Être l'interlocuteur-rice des prestataires : qualifier les demandes d'intervention, organiser leurs interventions, suivre leur réalisation et s'assurer de la bonne résolution des problèmes.
* Recueillir les dysfonctionnements ou besoins signalés par les collaborateurs, les qualifier, les traiter directement lorsque cela est possible ou les faire remonter à la direction.

GESTION ADMINISTRATIVE :

* Contrôler les notes de frais et assurer les échanges nécessaires avec les collaborateurs en cas de justificatif manquant ou non conforme.
* Assurer le suivi administratif des dossiers d'assurance et des sinistres concernant les véhicules et les locaux, en lien avec les interlocuteurs internes et les assureurs.
* Rédiger et mettre en forme différents courriers et documents administratifs à partir de modèles existants.
* Participer à la préparation et au suivi de dossiers administratifs courants.
* Assurer le classement et l'archivage des documents, notamment dans la GED.

ADMINISTRATION DES VENTES :

* Réceptionner et saisir les bons de commande transmis par les clients
* Assurer le suivi des commandes dans le CRM en vue de leur facturation

Profil recherché :

* De formation Bac+2 en gestion, administration ou comptabilité, vous disposez idéalement d'une première expérience professionnelle sur un poste similaire.
* Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel, et êtes à l'aise avec les outils collaboratifs et de communication (messageries instantanées).
* Vous êtes reconnu-e pour votre rigueur, votre organisation et votre capacité à prioriser, ainsi que pour votre réactivité et votre autonomie.
* Doté-e d'un bon relationnel et d'un sens du service, vous savez faire preuve de discrétion, de diplomatie et d'assertivité pour solliciter, relancer, alerter et faire avancer les sujets.

CONDITIONS DE TRAVAIL & AVANTAGES :

* Poste en CDI, basé à Gevrey- Chambertin
* Temps de travail : temps partiel 50% (17.5 heures par semaine)
* Rémunération pour un temps partiel 17.5 h/ semaine : entre 12.5 K€ et 14K€ brut annuel
* Horaires flexibles avec des plages fixes et des plages souples
* Le poste implique des contraintes horaires liées à l'activité, avec des prises de poste ponctuellement matinales (accueil de prestataire à 8h par exemple)
* Déplacements ponctuels au sein de nos agences (3 sites à Dijon)
* 6e semaine de congés payés
* Accord de participation et prime vacances
* Abonnements de transports en commun pris en charge à hauteur de 75%

PROCESSUS DE RECRUTEMENT :

* Un premier échange téléphonique avec Laetitia, Chargée RH, pour mieux comprendre votre parcours, vos motivations, vos attentes, et vous présenter plus en détail le poste, l'équipe Administration & Finances et la culture d'Atol CD.
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Un entretien en présentiel avec la Responsable du pôle Administration & Finance et un interlocuteur RH, pour approfondir vos compétences métier et relationnelles, votre projection dans le poste, votre approche, et répondre à toutes vos questions

_Engagée en faveur de la diversité, notre entreprise étudie à compétences égales toutes les candidatures, dont celles de personnes en situation de handicap. _