Assistant de direction DGS / DRH (F/H)

Auprès du Directeur général délégué à l’administration (50%) :
· Gérer l’agenda :
- Assurer l’organisation et le suivi des réunions (réunions d’équipe ou ponctuelles)
- Anticiper les échéances et organiser les déplacements ;
· Organiser les réunions du conseil d’administration de CentraleSupélec :
- Assurer l’organisation logistique (invitation des administrateurs, mise à disposition des documents, etc…) ;
· Piloter le flux de documents électroniques à la signature du directeur général délégué (qui a notamment délégation de signature sur les fonctions d’ordonnateur)
· Renforcer le contrôle interne :
- Mettre en place des dispositifs de contrôle interne ;
- Contribuer à la démarche qualité (et des missions ponctuelles de vérification).
· Participer à l’amélioration continue des procédures administratives.
Auprès de la Direction des ressources humaines (50%) :
· Pilotage et coordination des instances paritaires :
- Organiser et planifier les réunions de dialogue social et de la DRH ;
- Préparer les ordres du jour, constituer les dossiers et assurer le suivi des décisions ;
- Rédiger les comptes rendus et veiller au respect des échéances réglementaires.
· Assistance de direction et soutien aux personnels de la DRH :
- Assurer l'assistance administrative de la Direction des Ressources Humaines ;
- Organiser les agendas, réunions et déplacements de la direction ;
- Accueillir, orienter et informer les interlocuteurs internes et externes ;
- Apporter un appui administratif aux 4 responsables de service de la DRH ainsi que le suivi du budget de la Direction des ressources humaines (demandes d’achats) en lien avec la DAAF ;
- Participer à la coordination des activités transversales de la direction ;
- Contribuer à la continuité de service et au bon fonctionnement collectif de la DRH.
· Communication interne :
- Contribuer à la communication interne de la DRH en rédigeant et en diffusant des supports d’information ;
- Assurer la mise à jour des espaces collaboratifs (intranet, espaces documentaires, etc.) ;
- Assurer l’organisation logistique des évènements RH (convention d’encadrement, journées d’accueil, séminaires, etc.).
·Suivi des dossiers sensibles de la directrice des ressources humaines :
- Assurer le suivi administratif des dossiers sensibles et l’envoi des courriers recommandés ;
- Gérer les courriers officiels et les procédures administratives ;
- Suivre les échéances, mettre à jour les dossiers et produire des tableaux de bord et indicateurs de suivi ;
- Garantir la confidentialité des informations traitées.
· Gestion des déclarations d’accidents de travail.

Profil recherché :
Issu(e) d’une formation supérieure de type BTS ou BUT, avec une spécialisation dans la gestion administrative, les ressources humaines ou en gestion des entreprises, vous justifiez d’une expérience réussie dans un poste similaire et idéalement dans un établissement de l’enseignement supérieur (et de la recherche).
Vous disposez d’une bonne connaissance des finances publiques et plus précisément des règles liées au décret relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) ainsi que la gestion des ressources humaines dans la fonction publique.

Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques et systèmes d’information de gestion ainsi que les outils collaboratifs.
Reconnu(e) pour votre fiabilité, votre rigueur et votre sens de l’organisation, vous faites également preuve de qualités relationnelles qui vous permettent de travailler efficacement en équipe et d’interagir avec différents interlocuteurs internes et externes, et tout en étant autonome.
Vous avez la capacité de gérer des situations imprévues, sensibles.
Vous compétences rédactionnelles sont également reconnues.
Vous faites preuves de discrétion, d’une grande aptitude à l’écoute et avez le respect de la confidentialité ainsi que le sens du service.
Une pratique écrite de l’anglais et idéalement à l’oral est souhaitable, dans un environnement où les échanges internationaux sont fréquents.

L'employeur :
Créé le 1er janvier 2015, CentraleSupélec est un Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel, regroupant l’Ecole des Arts et Manufacture (Centrale Paris) et l’Ecole supérieure d’électricité (Supélec).
CentraleSupélec se compose de 3 campus situés à Gif-sur-Yvette (Essonne), à Metz (Moselle) et à Rennes (Ille-et-Vilaine). Elle est à la tête d’un réseau international avec 3 campus en Chine, en Inde et au Maroc.
CentraleSupélec est une référence dans les domaines de la formation des ingénieurs généralistes de haut niveau, de la recherche en Sciences de l’Ingénieur, en Sciences et Technologies de l’Information et de la Communication et en Sciences de l’Entreprise.

CentraleSupélec rassemble 4750 étudiants dont 3500 élèves ingénieurs et 30% d’étudiants internationaux, 600 doctorants, 70 post-doctorants, 65 chercheurs, 300 enseignants-chercheurs, 70 enseignants et 490 personnels non enseignants.
Membre fondateur de l'université Paris-Saclay, 13 -ème rang au classement de Shanghai en 2025, et reconnue pour l'excellence de ses formations d’ingénieurs, CentraleSupélec poursuit ses démarches de synergie et d'innovation avec les acteurs de la recherche et de l'enseignement supérieur.
Descriptif du service
La direction générale des services (DGS) de CentraleSupélec regroupe l’ensemble des fonctions supports, à savoir la direction des ressources humaines (DRH), la direction des affaires administratives et financières (DAAF), la direction du patrimoine immobilier et de l’environnement de travail (DPIET), la Digital Institute et des systèmes d’informations (DISI), la direction de la vie étudiante et de campus (DVEC), le service des archives, le service hygiène et sécurité, le service juridique, le service concours, la mission pilotage et processus et le contrôle de gestion.
Elle est pilotée par le directeur général délégué à l’administration et totalise environ 180 agents.
Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction du directeur général délégué à l’administration (faisant fonction de directeur général des services), à temps partagé avec la direction des ressources humaines.
Positionné(e) auprès du directeur général délégué à l’administration, vous l’assisterez au quotidien pour l’organisation du pilotage de la DGS, mais également dans le renforcement du contrôle interne et sur des missions d’appui aux directions et services de la DGS.
En parallèle et à temps partagé avec les missions mentionnées ci-dessus, vous appuierez également la direction des ressources humaines.