Assistant de direction - COMMUNE DE KAYSERSBERG VIGNOBLE

Apporte une aide permanente aux encadrants des services techniques en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers. Gestion de premier degré des ressources humaines et de la comptabilité des Services techniques.
1- ASSISTANT DE DIRECTION
* Organisation permanente de la vie professionnelle du des encadrants des Services techniques
* Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
* Suivi des projets et activités de la direction
* Accueil téléphonique et physique au secrétariat
* Organisation et planification des réunions
* Gestion du courrier du Directeur des Services techniques
* Préparation et rédaction de projets d’actes
* Gestion des salles
* Organisation, suivi des plannings d’occupation de salles (accueil téléphonique)
* Rédaction et réalisation des états des lieux d’entrée et de sortie des salles
* Remise des clés
2- RESSOURCES HUMAINES
* Gestion des temps et suivi des variables de temps liés à la paie (heures, absences, congés…)
* Recensement des besoins liés à la formation des agents du Pôle technique
* Gestion des demandes de formation des Services Techniques avant validation du N + 1
3- COMPTABILITÉ
* Gestion des relations avec les fournisseurs
* Saisie des engagements

Profil recherché :
Savoirs :
* Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
* Règles de l'expression orale et écrite de qualité
* Bonne connaissance du fonctionnement d’un service technique
* Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, orthographe, syntaxe et grammaire)
* Fonctionnement de l'internet et de la transmission dématérialisée des actes, délibérations…
* Bonne utilisation des outils de planification et suivi (Outlook, excel, etc)
Savoir-faire :
* Gérer de manière autonome les dossiers qui lui sont confiés
* Être capable de prioriser son travail afin de respecter les délais.
* Être garant du respect du calendrier de la préparation des réunions
* Établir une relation de confiance avec les élus et les agents
* Réaliser et mettre en forme de travaux de bureautique
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Savoir être :
* Faire preuve de discrétion
* Donner une image positive de la Commune, notamment auprès des usagers et des citoyens
* Rigueur et organisation, autonomie, réactivité
* Disponible et à l’écoute, faire preuve d’empathie
* Développer son esprit d’ouverture, sa capacité d’initiative
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
En savoir plus sur l'employeur
À propos de l'offre
Informations complémentaires
Temps de travail hebdomadaire : 35h ou 39 heures avec RTT
Moyens matériels à disposition : Outil informatique, téléphonie, véhicule (pour les déplacements professionnels).
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Conditions particulières d’exercice
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
Fondement juridique
Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Statut du poste
Vacant à partir du 01/12/2026
Métier de référence
Assistante / Assistant de direction
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L'employeur :
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
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