Assistant d'accueil au sein du Cabinet du Directeur H/F

Missions principales :
- Assurer l’accueil physique des hautes autorités invitées par le directeur ;
- Assurer le tri et la mise à jour des documents du cabinet sur les différents supports informatiques de l’IHEDN ;
- Assurer l’accueil téléphonique et rediriger les communications en fonction des demandes.
Activités principales :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs ;

- Assurer la mise à jour des documents sur le Share point ;
- Assurer la circulation des courriers et parapheurs.
Autres activités :
- Participer à la préparation d’évènements au profit du directeur.

Profil recherché :
Missions principales :
- Assurer l’accueil physique des hautes autorités invitées par le directeur ;
- Assurer le tri et la mise à jour des documents du cabinet sur les différents supports informatiques de l’IHEDN ;
- Assurer l’accueil téléphonique et rediriger les communications en fonction des demandes.
Activités principales :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs ;

- Assurer la mise à jour des documents sur le Share point ;
- Assurer la circulation des courriers et parapheurs.
Autres activités :
- Participer à la préparation d’évènements au profit du directeur.

L'employeur :
Établissement public national à caractère administratif, l’Institut des hautes études de défense nationale (IHEDN) est placé sous la tutelle du Premier ministre et plus particulièrement du Secrétariat général à la défense et à la sécurité nationale (SGDSN).
L’IHEDN a pour mission de promouvoir la culture de défense, de participer au renforcement de la cohésion nationale, et de contribuer au développement d’une réflexion stratégique portant sur les enjeux de défense et de sécurité.

L’IHEDN propose différentes formations :
· une session nationale, comportant un socle commun ouvert à tous ses auditeurs (hauts responsables civils ou militaires, issus de tous les secteurs d’activités) et 5 majeures permettant l’approfondissement d’enjeux spécifiques : armement et économie de défense, défense et sécurité économique, enjeux et stratégie maritime, politique de défense, souveraineté numérique et cybersécurité ;
des sessions européennes et internationales ;
des sessions en région ;
des cycles jeunes ;
· des cycles spécialisés.
L’IHEDN, œuvrant à la construction et à la diffusion d’une culture de défense commune, participe en outre à la constitution de liens durables entre de hauts responsables publics et privés, civils et militaires, qui apprennent à se connaître, ainsi qu’à réfléchir et agir ensemble.
Descriptif du service
Au service du directeur, le cabinet assure les trois fonctions de direction : le secrétariat particulier, l’intendance et le conducteur du général.
Aux ordres d’un chef de cabinet, les missions de chaque entité sont les suivantes :
Le secrétariat particulier gère l’emploi du temps du directeur pour les sollicitations internes ou externes à l’organisme.
L’intendance est en charge de toute la vie courante du directeur en particulier les réceptions à déjeuner ou pour des diners.
Le conducteur assure la conduite du général pour tous ses déplacements ainsi que de l’entretien du véhicule. Il participe à la vie du cabinet en dehors de ses missions de conduite.
Nombre de personnels : 6 agents.
Responsable hiérarchique direct (N+1) : major Maitre, assistante particulière du directeur
Responsable N+2 : lieutenant-colonel de Saint-Ferjeux, chef de cabinet du directeur.