Assistant / Assistante de direction

Missions principales

L'assistant(e) de direction assure la gestion administrative de dossiers transversaux : ressources humaines, finances, qualité. Il/Elle est le relais de l'encadrement d'une équipe pluridisciplinaire, assiste la direction dans l'organisation administrative de l'établissement et il/elle participe à l'élaboration des plannings des agents.

Activités principales

1. Gestion administrative
Participation à la gestion administrative de l'EHPAD
Participation à l'élaboration des plannings des agents des services administratifs, techniques, du personnel soignant et de l'animation
Préparation et suivi du conseil d'administration du CCAS
Compte-rendu et présence au Conseil d'Administration du CCAS
Participation à la mise en œuvre du projet d'établissement et des orientations politiques du conseil d'administration
Mise en œuvre du règlement général sur la protection des données personnelles (RGPD)

2. Gestion des ressources humaines
Gestion administrative et animation des ressources humaines
Elaboration et suivi du plan de formation
Suivi administratif de la carrière des agents (élaboration documents)
Suivi des payes

3. Qualité
Développement et coordination du système de management de la qualité
Evaluation de la qualité interne
Conception de process et procédures - Mise à jour des outils

4. Gestion financière
Participation à la gestion comptable de l'EHPAD
Participation à l'élaboration et suivi des EPRD et ERRD, du plan pluri annuel d'investissement

5. Santé&Sécurité
Suivi du plan d'action du document unique (DUERP)
Gestion des risques professionnels

6. Communication
Conception et mise en œuvre d'une stratégie de communication
Visites de l'établissement
Informations au public

Compétences attendues
Maîtrise du statut de la FPT
Capacités d'analyses et de synthèses
Intérêt pour le secteur des personnes âgées
Bonne connaissance du secteur médico-social et gérontologique
Rigueur et organisation
Sens du service
Bonne connaissance de la législation et de la réglementation des EHPAD
Polyvalence
Esprit d'équipe, aisance relationnelle et adaptabilité à tout profil d'interlocuteur (résidants, professionnels, institutionnels)
Compétences managériales d'équipes pluridisciplinaires
Disponibilité, écoute, discrétion, bienveillance et empathie
Application du management transversal (équipe médico-social)
Dynamisme, réactivité et force de proposition
Méthodologie de projets
Gestion budgétaire et comptable
Maîtrise des procédés d'évaluation de la qualité des prestations d'un EHPAD
Conditions d'exercice
Travail en autonomie
Equilibre et bonne résistance face aux situations psychologiques difficiles
Charges de travail et responsabilités importantes
Travail en bureau et déplacements sur le territoire
Présence aux conseils d'administration hors horaires de bureau
Présence contrainte en période de payes et de contrats