Assistant administratif relations internationales h/f (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Sous la supervision de la cheffe de service Relations internationales et éducation artistique et culturelle et en lien avec le chargé de mission relations internationales.
1/ Mobilités entrantes et sortantes
Pour tous les étudiants inscrits à l'INSPÉ de l'académie de Versailles :
- coordonner les mobilités entrantes et sortantes dans le cadre du programme ERASMUS+, en lien avec la Direction Formations Internationales et Mobilités de CY-Cergy Paris Université.
- Travail collaboratif avec les responsables de formation : traitement des nominations, élaboration des contrats d'étude et des emplois du temps etc
- Travail collaboratif pour le suivi administratif des étudiants Incoming avec les secrétariats pédagogiques (assiduité, relevés de notes etc)
- Secrétariat pédagogique pour les étudiants Erasmus +
- Organisation des soutenances du Portfolio (2 fois par an)
- Suivi des conventions de stage avec le service de la scolarité pour la mobilité sortante de stage
- Suivi des demandes d'hébergement au CROUS
- Coordination des mobilités sortantes d'études.
Pour les personnels de l'INSPÉ composante CY
- Suivi administratif des dossiers de mobilité des personnels
2/ Suivi budgétaire des dépenses du service RI
3/ Valorisation de la politique des RI de l'INSPÉ
- Coordination logistique de la participation de l'INSPÉ aux Erasmus Days CY
- Logistique et suivi administratif de l'accueil de délégations étrangères et de personnels d'universités partenaires
- Participation à la communication externe
- Suivi des demandes sur l'adresse générique

Activités principales :
- Saisir et mettre à jour des bases de données et des tableaux de suivi
- Saisir et mettre à jour des documents divers, les reproduire et les diffuser
- Retranscrire des informations orales à l'écrit
- Suivre les dossiers et relancer les interlocuteurs concernés
- Traiter les informations et demandes en interne
- Participer aux opérations de logistique du service
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du service et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

Déplacements sur les 4 sites INSPÉ possibles et à Cergy en centrale.

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences :
- Accueillir et prendre des messages
- Accueillir toutes demandes et y répondre
- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger des rapports ou des documents
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les outils bureautiques de l'environnement Microsoft Office 365 et connaissance de la plateforme Démarches Numériques
Qualités :
- Sens de l'organisation et de respect des délais
- Rigueur et attention aux détails dans la relecture des documents administratifs
- Ouverture et disposition à demander de l'aide
- Réactivité et capacité à gérer des situations imprévues avec efficacité
- Sens relationnel
- Sens du service public : discrétion, déontologie, confidentialité, neutralité
- La connaissance de l'anglais ou d'outils de traduction sont appréciés
Conditions de travail :
Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents titulaires de la fonction publique (détachement) et aux agents non titulaires
CDD de 1 an renouvelable
38h35 hebdomadaire / 52 jours de congés payés par an
Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (après validation de la période d'essai)
Politique de formation interne développée
Poste basé à St Germain en Laye
Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel
Rémunération :
- Selon expérience / Grille de la fonction publique d'état (Catégorie C/ATRF) : entre 1500€ et 1750€ net par mois / reprise de la situation administrative pour les titulaires.