Assistant administratif F/H au département Formation

Placé sous l’autorité du responsable du département formation, l’assistant(e) administratif(ve) assure l’accueil physique et téléphonique et la gestion des secteurs en préparant les dossiers ou en instruisant les demandes individuelles et en notifiant et / ou publiant les décisions rendues.
Activités principales :
· Accueillir, orienter et renseigner sur l’offre de formation les stagiaires et les correspondants téléphoniques
· Analyser les demandes et y apporter les éléments de réponses adaptés

· Recevoir, informer et répondre aux demandes des stagiaires
· Animer l’espace formation (affichage, écran, …)
· Préparer et suivre les dossiers administratifs et financier lié à la formation
· Instruire les demandes individuelles sur le plan administratif, comptable et juridique
· Accompagner les entrants en formation dans leur démarche de financement
· Formaliser les parcours individuels de formation (contrats, conventions) et mettre à jour les logiciels afférents
· Assurer l’interface et la coordination avec les interlocuteurs concernés
· Organiser les aspects logistiques (réservations des ressources internes)
· Établir les devis, faire un suivi budgétaire de la formation
· Mettre à jour les bases de données (insertion professionnelle, entreprises en alternance, réseau des anciens...)
· S’investir dans la vie de l’établissement - Journées Portes ouvertes, temps de cohésion...
· Collaborer avec l’ensemble des services supports de l’établissement - participer aux réunions de coordination et de programmation

Profil recherché :
Connaissances requises :
Techniques d’accueil du public et d’accueil téléphonique
Techniques d’organisation
Applications informatiques spécifiques et collaboratives
Techniques de rédaction administrative
Connaissances des produits et services de la structure
Savoir-faire requis :
S’exprimer avec aisance, qualité d’écoute et de reformulation
S’adapter aux différents types de publics et savoir réagir face aux imprévus
Travailler en réseau
Travailler en équipe
Savoir utiliser l’ensemble des outils numériques bureautique et en ligne
Avoir la capacité de s'adapter aux plateformes numériques métiers
Mettre en œuvre une règle, une procédure, une norme

L'employeur :
Établissement public administratif sous tutelle du ministère des sports, de la jeunesse, de l’éducation populaire et de la vie associative et du ministère chargé de la mer et de la pêche, doté d’un budget de l’ordre de 7 M€ pour l’année 2026, l’I2N qui emploie 50 agents a quatre missions principales :
Il organise des formations aux métiers des activités nautiques et subaquatiques.
Il participe à l’accueil et à l’accompagnement des disciplines sportives nautiques et subaquatiques de haut niveau à la demande des fédérations sportives délégataires. Il participe au réseau national du sport de haut niveau et favorise la diffusion des bonnes pratiques.
Il contribue à l’élaboration des politiques publiques du secteur nautique et favorise leur développement en partenariat avec les administrations publiques, les organisations socioprofessionnelles, les collectivités territoriales, leurs groupements, et les fédérations sportives concernées.
Dans son domaine de compétence, l’établissement peut conduire des actions en matière de relations internationales et de coopération et développer des relations de partenariat.

Descriptif du service
Périmètres des services :
Département formation
Missions du service :
Intervention pédagogique de formations :
· Des diplômes, certifications et qualifications professionnels des activités nautiques, voile plaisance, voile légère, surf, canoë kayak, kite surf, plongée ;
· De la formation continue des professionnels du nautisme, des agents du ministère des sports et des autres administrations ;
· Formation des acteurs et entraîneurs de voile de haut niveau
Effectifs du service : 1 responsable du département formation, 8 experts, 3 assistants