Agent-e polyvalent-e chargé-e de la relation à l'usager

GROUPE RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
Sous l’autorité du/de la référent-e d’unité accueil-courrier préfecture, ce poste d’agent-e polyvalent-e permet de varier son activité entre l’accueil des usagers sous toutes ses formes et la gestion du courrier :
L’agent-e polyvalent-e chargée de la relation à l’usager sera affecté principalement sur le site de la préfecture. Son activité sera organisée selon un planning défini à l’avance et communiqué aux directions concernées. Les postes doivent être occupés selon l’ordre de priorité suivant : pré-accueil, courrier, courriel, orientation et appui au PAN. Aussi, en période de congés ou d’absences diverses, l’agent peut être amené à exercer ses missions à la cité administrative sur le même champ d’intervention (accueil et courrier).
Sur le site de l’hôtel Dieu :
Personnel d’accueil :
- accueil et filtrage des usagers à la guérite
- assistance aux usagers dans l’accomplissement de leurs formalités ANTS
- explication des procédures et des téléprocédures ANTS aux usagers
- orientation des usagers vers le(s) service(s) compétent(s) et vers les rubriques du site internet des services de l’État dans le département
- renseignement de premier niveau, notamment aux ressortissants étrangers et présentation des démarches et informations disponibles sur le site internet, au moyen de flyers
- affichage des documents
- garantie du bon fonctionnement des moyens mis à disposition des usagers
- veille attentive à la sécurité des biens et des personnes et alerte au besoin
Gestionnaire courrier :
- réception, classement et transmission des courriers (dont les actes des collectivités territoriales),
- affranchissement du courrier à l'expédition ,
- enregistrement des recommandés reçus avec le service de destination,
- accueil des services, des collectivités territoriales et des services extérieurs pour la remise de courriers et des actes,
- transfert des courriels reçus par la saisine par voie électronique (SVE),
- sélection des courriers alimentant le « courrier réservé »
- retour des courriers indûment reçus pour les cartes grises et les permis de conduire.
- suivi des courriels reçus dans la boîte aux lettres de la préfecture : relever, transmettre, classer et répondre aux questions de premier niveau en dehors des questions relatives à la DMI
Sur le site de la cité administrative :
Personnel d’accueil :
- Accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs
- Écoute et réponse de premier niveau
- Affichage d’informations
- Orientation adéquate en fonction de la demande
- -Appel des services et mise en attente de l’usager pour son accueil en back office (assuré par un agent du service concerné)
Gestionnaire du courrier
- Relation avec La Poste – réception le matin des chariots de courrier arrivée et remise l’après-midi des courriers départ
- Tri de 1er niveau du courrier selon consignes propres à chacune des directions occupantes

Profil recherché :
Connaissances requises :
- Connaître les techniques d'accueil (maîtrise)
- Maîtriser les outils informatiques et bureautiques (maîtrise),
- Savoir s'exprimer avec aisance (maîtrise),
- Savoir écouter, analyser, reformuler la demande (pratique)
- Savoir recueillir et traiter l'information (maîtrise),
- Savoir gérer des relations conflictuelles (maîtrise),
- Savoir travailler en équipe (pratique).
- Faire preuve de courtoisie et rester maître de soi (maîtrise)
- Savoir s'adapter (maîtrise)
Connaissances à acquérir :
- Connaître l'environnement institutionnel et administratif (maîtrise)