Agent(e) polyvalent(e) accueil / standard / courrier

Groupe RIFSEEP : 2
Vos activités principales :
Les missions s’intègrent dans le fonctionnement du Bureau de la relation à l’usager du SGCD.
Accueil et Point d’Accueil Numérique (PAN) :
- assurer l’accueil et l’information de tous les publics arrivant dans le hall de la Préfecture ;
- ouverture et fermeture de l’entrée du hall de la Préfecture ;
- appliquer le protocole de contrôle des usagers dans le cadre du plan de sécurité (contrôle d’identité, remise des badges, ouverture des portes d’accès…) ;
- gestion des flux en lien avec les points numériques ;
- assurer une médiation permettant d’accueillir, d’orienter et d’accompagnement des usagers sur les démarches suivantes : ANTS/SI Armes/procuration électorale/tout acte nécessaire à la réalisation des démarches : création d’adresse mail, de compte de connexion France Connect, achat de timbre fiscal, prise de RDV en ligne/associations/agrément VTC/médailles/paiement en ligne/contestation des amendes/courriels aux services de l’État/inscriptions sur les listes électorales/demande d’extrait de casier judiciaire/manifestation sportive/pré-dépôt de plainte.
L’accueil du public pourra également être dispensé sur la cité Colbert.
Standard :
- dans le cadre de la mutualisation avec la préfecture de la préfecture Côte d’Or, activer et reprendre les activités transférées (appels téléphoniques, télécopie, RESCOM et boîte fonctionnelle) ;
- réceptionner les appels téléphoniques entrants et orienter les appels des usagers ;
- réceptionner les messages du RESCOM en dehors des horaires d’ouvertures du Bureau des Sécurités;
- gérer les appels du corps préfectoral ;
- appliquer les consignes générales et particulières relatives à la continuité des liaisons gouvernementales ;
- gérer l’alarme anti-intrusion lors de l'absence du gardien ;
- et toute mission demandée par la hiérarchie pour les nécessités de service du BRU.
Suppléance au courrier :
- Organisation de la mission pour les trois structures
- Réception, organisation et transmission du courrier des différentes structures
- Contrôle de légalité : réception et apposition cachet « arrivé » sur diverses pages du dossier (environ 4000 dossiers par an)
- Affranchissement et envoi du courrier
- Organisation de la navette
- Suivi du courrier au sein des services
- Traitement du courrier réservé
- Transferts courriels usagers préfecture
- Gestion SVE (saisine des usagers par voie électronique)
- Gestion des boîtes fonctionnelles (courrier et circulaires)
- Suivi des coûts d’affranchissement
- Statistiques et comptabilité du bureautique
- Gestion des stocks spécifiques à la Poste
- Édition du recueil des actes administratifs et publication en ligne - gestion des droits
- Mise en place de nouveaux outils de gestion ( GED)
Dans le cadre de ses missions, l’agent met en œuvre les engagements du référentiel Qual-ATE (en cours de labellisation en 2025)

Profil recherché :
Compétences techniques :
- Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise à acquérir
- Avoir des compétences en informatique : niveau pratique à acquérir
Savoir-faire :
- Savoir s'organiser : niveau initié requis
- Savoir travailler en équipe : niveau pratique requis
Savoir-être :
- Savoir accueillir : niveau maîtrise requis
- Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis
- Savoir s'adapter : niveau pratique requis
- Savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise requis
Durée attendue sur le poste : 3 ans