Agent du courrier, de l'accueil et du standard H/F - CDD (11 mois)

Sous l’autorité du responsable direct, l’agent du courrier, de l’accueil et du standard, est chargé des missions suivantes :
- La réception, la numérisation, et l’indexation du courrier,
- La distribution du courrier entrant vers le site de Ségur Fontenoy,
- L’expédition du courrier, et des colis
- L’accueil physique et téléphonique de tout type de public
Assurer la polyvalence entre les deux postes en accomplissant efficacement les tâches assignées, tout en garantissant une disponibilité constante. Dans le cadre d’une future mise en place d’une GEC (Gestion Électronique du Courrier), et d’une évolution de l’outil du standard téléphonique, il est demandé d’être à l’aise avec les outils informatiques.

Profil recherché :
Liste connaissances théoriques, de savoirs pratiques et
relationnels
Savoir faire
Connaître l’environnement interne et l’organigramme des services
Rédiger des mails
Connaissance des gestes et postures en manutention de colis
Connaissances géographiques nécessaires pour l’affranchissement
Savoir utiliser les machines du courrier
Maitrise générale des outils informatiques
Pouvoir établir un premier diagnostic de panne sur une machine et assurer la maintenance ou pouvoir décrire la panne au prestataire en cas de dépannage
en ligne
Maitrise des logiciels de la suite bureautique (Outlook, Excel, Word)
Savoir respecter des consignes et procédures préétablies
Savoir-être : savoir relationnel

Savoir être Ponctuel
Faire preuve d’une capacité d’adaptation
Faire preuve d’un comportement adapté, avoir une tenue correcte
Sens de l’organisation et respect des délais
Savoir faire preuve de rigueur et de concentration
Sociable, courtois, disponible, discret
Savoir travailler en équipe (s’entraider et partager l’information)
Savoir faire preuve de maîtrise de soi, être capable de gérer les situations de crise
Savoir respecter la confidentialité des informations traitées et faire preuve de discrétion
Sens du service public

L'employeur :
La direction de l’information légale et administrative (DILA) est une administration centrale, au sein des services du Premier ministre. Avec ses sites internet parmi les principaux de l’État en termes d’audience, et avec ses activités d’édition (revues et ouvrages accessibles au plus grand nombre), la DILA est garante de l’accès au droit, permet aux citoyens et aux entreprises de disposer des informations nécessaires à leurs démarches administratives ainsi qu’à la connaissance de leurs droits et contribue à la transparence de la vie publique, économique et financière.

Des missions qui ont du sens et impactent la vie des usagers.
ACCÉDER À L’INFORMATION LÉGALE, ÉCONOMIQUE ET FINANCIÈRE
La DILA édite et diffuse les textes législatifs et réglementaires français, mettant à la disposition de tous, la norme juridique (Journal Officiel sur Légifrance). Elle garantit également la transparence économique et financière par la publication de l’ensemble des informations légales, économiques et financières relatives à la vie des entreprises et au milieu associatif (Bodacc, Boamp, Joafe, Info-financière.gouv.fr).
CONNAÎTRE SES DROITS ET REALISER SES DEMARCHES
La DILA met à disposition les informations administratives – y compris un accès direct aux formulaires CERFA et démarches à réaliser – officielles pour les particuliers, les associations (Service-public.gouv.fr) et les entreprises (Entreprendre.service-public.gouv.fr). Elle intègre un centre d’appels interministériel, avec 50 informateurs spécialisés qui assurent des permanences téléphoniques et répondent aux usagers.
S’INFORMER SUR LES POLITIQUES PUBLIQUES ET ECLAIRER LE DEBAT PUBLIC
Vie-publique.fr et les éditions de La Documentation française donnent accès à des ressources sur les politiques publiques, le fonctionnement des institutions et éclairent le débat public dans les domaines politique, administratif, économique, social, juridique et international. Centre de ressources documentaires (rapports officiels, synthèse de rapports publics, index de discours, fiches pédagogiques..) Vie-publique.fr intègre le catalogue des publications de La Documentation française.
Une direction engagée
Labellisée Égalité et Diversité (certification AFNOR), la DILA est également engagée dans une démarche volontaire de transition écologique (services publics éco-responsables).
Descriptif du service
Le département de la logistique, de l’immobilier et des services (DLIS) est chargé définir, fournir et maintenir les conditions matérielles, les services et les moyens mis à disposition des agents de la DILA pour la réalisation de leurs missions.
Il a la charge de la gestion du patrimoine immobilier, de la programmation des travaux à réaliser dans le cadre de l’entretien des bâtiments, de la réhabilitation des locaux ou de la création de nouveaux espaces de travail.Le DLIS a la responsabilité de maintenir un niveau de service en phase avec les objectifs et projets stratégiques de la DILA (cadre de vie, qualité de vie au travail, rationalisation des dépenses). Son effectif est composé de 30 agents.
Au sein du DLIS, la section "Courrier, accueil/standard" est :
· D’une part, chargée de l’ensemble des opérations de réception, d’enregistrement, de numérisation, de tri et de distribution du courrier entrant et sortant, ainsi que du courrier interne, elle réalise la mise sous pli automatisée, l’affranchissement et l’envoi du courrier sortant (mailing, factures etc.) ainsi que l’expédition de petit colis ;
· Et d’autres part, chargée d’assurer l’accueil physique et téléphonique, la réservation des salles ou de matériels, et de différentes tâches administratives dans le respect des règles et des procédures en vigueur.
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