AGENT DE SECRETARIAT

Enregistrer le courrier « arrivée » et préparer le courrier « départ » (format papier ou numérique) et assurer la gestion de la messagerie (dont la boite fonctionnelle du service).
Participer aux tâches de management de l’information du CIJ, en liaison avec la base aérienne.
Gérer l'agenda du directeur du CIJ et les tâches afférentes.
Participer à la gestion des plannings du CIJ et à la comptabilisation des absences du personnel civil et militaire (SI Orchestra, Concerto et Gaëtan) en collaboration avec le bureau pilotage.
Rédiger et établir les ordres de mission des personnels du CIJ (CHORUS DT) et en assurer le traitement / suivi en collaboration avec le bureau pilotage.
Assurer l’ouverture et la prise en charge des dossiers de règlement des dommages et de contentieux sur le SI métier (SUDOCO II puis SI CTX) et Télérecours, compétence partagée avec d’autres agents des bureaux spécialisés.
Effectuer l’archivage du CIJ en lien avec les bureaux métiers et aider à exploiter les archives.
Appuyer la cellule en charge des publications au bulletin officiel, de l'enregistrement des répertoires de l'INSEE et des relations avec les chambres des notaires.
Assurer les relations avec les prestataires en charge de l'entretien du matériel de secrétariat.
Gérer l'accueil téléphonique du CIJ et l'accueil d'invités ou d'autorités.
Tenir à jour les stocks de fournitures et participer à l’expression de besoins pour le CIJ.
Mettre à jour l'inventaire des biens

Profil recherché :
Nous recherchons un agent administratif polyvalent, rigoureux et organisé, avec un bon sens des priorités. À l’aise avec les outils numériques, le candidat devra faire preuve de réactivité et de disponibilité dans l'exécution de ses missions.
Appréciant le travail en équipe, il/elle possède un bon relationnel et sait s’adapter à différents interlocuteurs civils / militaires. Une première expérience sur un poste d’assistant ou de secrétariat souhaitée. Permis B souhaité.

L'employeur :
Le ministère des Armées et des Anciens combattants assure la protection du territoire national, de la population et des intérêts français partout dans le monde. Pour la réalisation de ses missions, il emploie, outre les militaires, plus de 64 000 civils en France et à l’étranger. Rejoindre le ministère des Armées et des Anciens combattants, c’est rejoindre une communauté de 275 000 personnes exerçant ainsi leurs talents dans une grande variété de métiers auprès des forces armées sur tout le territoire. Pour en savoir plus sur le personnel civil au ministère des Armées : https://www.youtube.com/watch?v=f3mPIZGXkEs
Le poste est accessible aux personnes en situation de handicap et peut ouvrir au recrutement de fonctionnaire conformément aux dispositions des articles L352-1 à L352-6 du code de la fonction publique. Le ministère est labellisé « diversité » et « égalité» professionnelle entre les femmes et les hommes ». Le ministère est un employeur « handi-engagé ».
• Pour plus d’informations sur nos métiers : https://www.civils.defense.gouv.fr
• Pour rencontrer un de nos ambassadeurs : https://www.myjobglasses.com

Descriptif du service
Le centre interarmées du soutien juridique (CIJ) est en charge du conseil juridique, du règlement des dommages et du contentieux administratif. Le CIJ est également chargé de coordonner les activités des services locaux du contentieux de Bordeaux, Metz, Rennes et Toulon. Le secrétariat commun est composé de deux personnels : 1 chef militaire (catégorie B) et l’agent administratif (catégorie C) directement rattachés à la direction du CIJ.